Articoli e news

Ufficio Stampa 4.0: come scrivere comunicati stampa che piacciono (anche) all'Intelligenza Artificiale

Come si scrive un comunicato stampa efficace per l’Intelligenza Artificiale?
Per piacere all’IA, un comunicato stampa deve essere chiaro, strutturato e privo di ambiguità. È fondamentale utilizzare un linguaggio diretto, inserire dati precisi per evitare “allucinazioni” del software e adottare una struttura a domande e risposte che faciliti la scansione degli algoritmi e la creazione di snippet automatici.

Non chiamiamola GEO, chiamiamola “Chiarezza”

Negli ultimi mesi si sente parlare di GEO (Generative Engine Optimization). Dietro questo nome complicato c’è un concetto semplicissimo che ogni buon ufficio stampa conosce già: farsi capire subito.

Immagina che ChatGPT o Google siano dei nuovi stagisti super veloci ma molto letterali. Devono leggere 1.000 comunicati in un minuto e riassumerli al caporedattore.

  • Se scrivi: “Nell’ottica di una sinergica implementazione delle strategie…” -> Lo stagista (l’IA) si confonde e passa oltre.
  • Se scrivi: “L’azienda X lancia il nuovo progetto Y per ridurre i costi del 20%” -> Lo stagista (l’IA) capisce, prende appunti e segnala la notizia.

Per “vincere” con l’IA, dobbiamo tornare a scrivere in modo pulito, diretto e strutturato.

Il nuovo glossario dell’ufficio stampa

Per sopravvivere in questa nuova era non serve una laurea in informatica, basta aggiornare il vocabolario. Ecco i 5 termini che sentirai spesso, tradotti dal “tecnico” al “pratico”.

PROMPT

È semplicemente la domanda. Quando un giornalista chiede a ChatGPT: “Dammi le ultime novità sul settore energia”, sta facendo un prompt. Il tuo obiettivo è essere la risposta a quella domanda.

ALLUCINAZIONE

Quando l’IA inventa. Se il tuo comunicato è vago, l’IA potrebbe inventarsi dei dettagli per riempire i buchi. Per evitarlo, devi fornire dati precisi e inconfutabili.

SNIPPET

È il riassunto automatico che compare in cima alle ricerche. È il “nuovo titolo di giornale”. Per finire lì, devi scrivere risposte chiare (vedi la regola delle “Domande e Risposte” sotto).

ZERO CLICK

Quando l’utente ottiene l’informazione senza nemmeno aprire il link. Sembra negativo, ma per un brand è autorevolezza pura: significa che l’IA ti considera la fonte ufficiale della verità.

DATI STRUTTURATI

Immagina di mettere un’etichetta adesiva sul tuo file con scritto “Notizia Ufficiale”. Piattaforme come Mediaddress lo fanno in automatico per te: dicono ai motori di ricerca “Ehi, questo non è un blog, è un comunicato stampa vero”.

3 regole d’oro per il comunicato del futuro

Non devi cambiare tutto il tuo modo di lavorare, basta aggiungere tre piccoli accorgimenti al tuo modello standard:

1. L’attacco “botta e risposta” (Il Gancio)
Non iniziare con frasi di circostanza. Nei primi due paragrafi, inserisci una domanda che un utente potrebbe fare e dai subito la risposta.

  • Esempio: “Come cambieranno le tariffe nel 2024? L’azienda Alpha annuncia un blocco dei prezzi per 12 mesi.”

Perché: L’IA adora le domande e risposte, e tenderà a copiare e incollare la tua frase.

2. Liste puntate = oro colato

I muri di testo sono nemici della lettura digitale. Usa elenchi puntati per elencare caratteristiche, date o risultati.

Perché: Aiutano l’IA a scansionare i dati e a non commettere errori nel riportarli.

3. Le FAQ in fondo al comunicato
Aggiungi sempre in fondo al testo 3 righe di “Domande Frequenti”.

  • Esempio: “Chi è l’azienda X?”, “Quando sarà disponibile il prodotto?”.

Perché: È il formato perfetto per essere intercettati dagli assistenti vocali come Siri o Alexa.

In sintesi: la tecnologia aiuta, l’umano fa la differenza

L’Intelligenza Artificiale è bravissima a gestire i dati, ma non ha l’empatia né le relazioni personali.

Utilizzare strumenti professionali (come Mediaddress) ti toglie il peso della parte tecnica (la formattazione, l’invio corretto, i “dati strutturati”), lasciandoti il tempo per fare ciò che solo un umano sa fare: costruire relazioni vere con i giornalisti e creare storie che valga la pena raccontare.

FAQ

La GEO è l’insieme di tecniche volte a rendere un contenuto facilmente comprensibile dai motori di ricerca generativi come ChatGPT o Google SGE. Si basa sulla chiarezza espositiva, sulla pertinenza semantica e sull’uso di formati (come le liste) che l’IA può riassumere facilmente.

 I dati strutturati agiscono come un'”etichetta ufficiale” che comunica ai motori di ricerca la natura del documento. Utilizzare piattaforme professionali come Mediaddress permette di implementare automaticamente questi markup, aumentando l’autorevolezza del brand e la precisione delle informazioni riportate dall’IA.

Le liste puntate rompono i “muri di testo”, permettendo agli algoritmi di scansione di individuare e mappare rapidamente i concetti chiave. Questo formato riduce il rischio di errori da parte dell’Intelligenza Artificiale e favorisce l’estrazione di dati per i risultati “zero-click”.

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Silvia Emma Ascari

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Webinar

Webinar: Creare comunicati? Usa le funzioni AI dell’editor Mediaddress!

In questo webinar del 22 gennaio, Francesca Gavotti  e Ugo Malaguti approfondiscono le funzionalità dell’editor Mediaddress:

– Perché utilizzare l’editor integrato

– Le funzionalità AI che ti semplificano il lavoro

– Tutti i vantaggi dell’editor avanzato

– Raggiungere più giornalisti pubblicando anche su Windpress

Con l’editor Mediaddress non serve essere esperti di tecnologia per semplificare il lavoro e aumentare l’impatto sui giornalisti.

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Webinar

Webinar: Sfruttare l’automazione per l’invio dei comunicati stampa

In questo webinar del 06/11, Francesca Gavotti  e Ugo Malaguti affrontano il tema dell’automazione nell’invio dei comunicati stampa.

  • Risparmiare tempo e ridurre gli errori • Aumentare la pertinenza con la segmentazione avanzata
  • Personalizzare su larga scala
  • Misurare l’impatto reale delle tue campagne

L’automazione non sostituisce il rapporto umano, ma lo potenzia, liberando tempo per ciò che conta davvero: creare contenuti di valore e costruire relazioni solide con i giornalisti.

Guarda il webinar!

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Webinar

Spedire comunicati da Mediaddress è più sicuro, semplice e conveniente!

Spedire comunicati da Mediaddress è più sicuro, semplice e conveniente!

In questo webinar del 25/09/25 Francesca Gavotti  e Ugo Malaguti spiegano perchè è meglio spedire i comunicati stampa direttamente dall’applicazione Mediaddress e approfondiscono i seguenti temi:

  • perchè è più conveniente
  • perchè è più sicuro
  • perchè ti aiuta ad ottenere più articoli
  • come configurare i parametri di spedizione sull’applicazione

Se nella tua attività di addetto stampa curi ogni dettaglio e tieni ad offrire un servizio di qualità ai tuoi clienti, troverai questo webinar estremamente utile e interessante.

Guarda il webinar!

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Webinar

Quanto rapidamente invecchia un database giornalistico?

In questo webinar del 27/05/2025, Ugo Malaguti e Francesca Gavotti presentano le funzionalità dell’applicazione Mediaddress e affrontano un tema fondamentale per chi fa ufficio stampa: l’obsolescenza dei database giornalistici.

Quanto rapidamente invecchiano i contatti da un mese all’altro? Quanto incide questo invecchiamento sull’efficacia di un lancio stampa? Cosa fa Mediaddress per garantire il costante aggiornamento dei contatti e la migliore targetizzazione degli invii? Quali sono le implicazioni su privacy e GDPR?

Se nella tua attività di addetto stampa curi ogni dettaglio e tieni ad offrire un servizio di qualità ai tuoi clienti, troverai questo webinar estremamente utile e interessante.

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Articoli e news

Dora Carapellese: giornalisti e addetti stampa, relazioni da riscrivere

“La relazione tra giornalisti e addetti stampa è spesso complessa, fatta di incomprensioni, ma può trasformarsi in un’alleanza preziosa per l’informazione efficace.”

“Il linguaggio tecnico nei comunicati stampa è una barriera. Chiarezza e ‘cinque W’ sono essenziali per un messaggio funzionale e per catturare l’attenzione del giornalista.”

La relazione tra giornalisti e addetti stampa è spesso un campo minato fatto di incomprensioni, aspettative sbagliate e ritmi incompatibili. Eppure, per chi lavora nell’informazione, il confronto con chi comunica dall’altra parte del tavolo è inevitabile e, se ben gestito, può diventare un’alleanza preziosa. Perché non è solo questione di “mandare un comunicato”, ma di conoscere il linguaggio, i codici e le esigenze reciproche.

Un recente corso dedicato ai giornalisti ha messo a fuoco proprio questo: come migliorare la collaborazione tra due professioni spesso più simili di quanto si creda. Oggi, l’addetto stampa è una figura complessa: deve conoscere i media digitali, avere competenze grafiche di base, sapersi muovere tra intelligenza artificiale e nuovi strumenti tecnologici, con in più una robusta dotazione di soft skills. Comunicazione empatica, pazienza, capacità di pianificare e mediare: sono qualità che servono anche al giornalista, ma che l’addetto stampa deve padroneggiare quotidianamente.

Il linguaggio tecnico e poco organizzato è una barriera

Un punto spesso trascurato riguarda il linguaggio tecnico-specialistico. Il comunicato stampa che vuole essere utile non può essere un copia-incolla dal lessico aziendale o istituzionale. Deve essere chiaro, centrato sulle famose “cinque W” (who, what, where, when, why), ma anche comprensibile per chi lo legge con urgenza e selettività.

Lo stesso vale per le mail: oggetto onesto e sintetico, corpo testo impaginato, personalizzazione, link utili e firma riconoscibile. Sembra semplice, ma nella realtà è rarissimo ricevere un messaggio davvero funzionale. E quando ci si aggiunge un linguaggio iper-tecnico e autoreferenziale, il rischio di “non cliccare” è altissimo.

Questo nodo è emerso anche dalla ricerca “The Eye of Journalists on PR 2025” targata Mediaddress: ben il 41,2% dei giornalisti intervistati lamenta che i comunicati stampa sono troppo promozionali o poco rilevanti, mentre il 38,7% li considera non ben strutturati. Ma non è tutto: il 22,8% segnala che il contenuto non è comprensibile o troppo tecnico, a conferma di quanto la chiarezza sia oggi un valore irrinunciabile.

Contatto umano batte automazione

Nonostante l’iper-digitalizzazione, il giornalista cerca ancora il rapporto umano. Lo dimostra la preferenza per canali come la mail personalizzata (77%), seguita da WhatsApp (49%) e le telefonate (44%), come evidenziato sempre dalla ricerca Mediaddress. L’incontro di persona, quando possibile, resta il modo più efficace per costruire fiducia.

Galateo della comunicazione

E proprio la fiducia è l’ingrediente chiave che trasforma un addetto stampa in un interlocutore autorevole. Lo è chi sa mettersi nei panni del giornalista, anticiparne i tempi e i bisogni, rispettare il galateo della comunicazione e agire “in punta di piedi”, che non significa diventare troppo remissivi di fronte al giornalista, ma essere empatici nei loro confronti per raggiungere l’obiettivo di farsi dare attenzione.

Un’alleanza necessaria

Non tutti i giornalisti sono disposti ad ammetterlo, ma l’addetto stampa è parte integrante del loro lavoro. La domanda da farsi, allora, è: come possiamo collaborare meglio?

Forse è il momento di smettere di considerare l’addetto stampa un ostacolo e iniziare a riconoscerlo per ciò che è: una fonte preziosa di contatti, contesti e contenuti verificati. Perché oggi, in un panorama informativo frammentato e veloce, chi sa offrire notizie affidabili e ben costruite è un alleato fondamentale, non un disturbo.

 

Dora Carapellese, Media Relations Specialist www.doracarapellese.it

Foto di copertina: Autore: ROBERTO SALVATORI Copyright: ROBERTO SALVATORI

 

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Dora Carapellese

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Webinar

Giornalisti e uffici stampa – Insights 2025

Martedì 25 febbraio Francesca Gavotti e Ugo Malaguti hanno presentato in anteprima la nuova ricerca “The Eye of Journalists on PR 2025.

La terza edizione della ricerca, realizzata da Mediaddress grazie alla partecipazione di oltre 750 giornalisti italiani, spagnoli e francesi, fornisce un quadro aggiornato sui desiderata dei giornalisti nella loro quotidiana relazione con gli uffici stampa di aziende, enti ed agenzie PR, ma anche il loro punto di vista sui nuovi strumenti basati su intelligenza artificiale

Il webinar di presentazione sarà l’occasione per condividere con te i principali insights emersi dall’analisi delle oltre 30.000 risposte fornite dai partecipanti alla ricerca.

Non perdere la presentazione e scarica gratuitamente la ricerca!

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“Giornalisti e uffici stampa
- Insights 2025”

È uscita la nuova ricerca “Giornalisti e uffici stampa – Insights 2025”, terza edizione dello studio The Eye of Journalists on PR
 
Realizzata da Mediaddress grazie alla partecipazione di oltre 750 giornalisti italiani, spagnoli e francesi, la ricerca fornisce un quadro aggiornato sui desiderata dei giornalisti nella loro quotidiana relazione con gli uffici stampa di aziende, enti ed agenzie PR, ma anche il loro punto di vista sui nuovi strumenti basati su intelligenza artificiale. 

The Eye of Journalists on PR - Europe 2025

“Giornalisti e uffici stampa – Insights 2025”

Scarica subito lo studio, con tutte le risposte aggregate a livello europeo e per singolo Paese.

Servizi utili, dati accurati e facilità di utilizzo:
si conferma l'apprezzamento degli uffici stampa per Mediaddress!

91,8%
Gradimento funzionalità
Il 91,8% dei clienti ha valutato utili o molto utili le funzionalità dell’applicazione per la creazione di liste, invio dei comunicati e follow up
91,5%
Gradimento usabilità
Il 91,5% dei clienti ha valutato facile o molto facile da utilizzare l’interfaccia dell’applicazione
86,8%
Gradimento accuratezza
L’86,8% dei clienti ha valutato accurato o molto accurato il nostro database contatti di giornalisti e testate, costantemente aggiornato e 100% in regola con il GDPR

Verifica tu stesso l’utilità, l’accuratezza e la semplicità del servizio che da oltre 30 anni aiuta i migliori uffici stampa italiani a semplificare il lavoro e migliorare le performance dei comunicati stampa.

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Francesca Caon: l’IA va saputa guidare esattamente come l'auto

“Intelligenza artificiale? Maneggiare con cura. DeepSeek? Ha aperto nuovi orizzonti.”

“Notiziabile, accattivante e con il tocco del giornalista: ecco cosa fa aprire un comunicato stampa.”

Intervista a Francesca Caon

Da una parte titolare della CAON Public Relations, dall’altra giornalista autorevole. Con questa doppia anima Caon è nella posizione ideale per cogliere pregi e difetti dei comunicati stampa nell’era dell’IA.

Come PR e Ufficio Stampa in quali settori sei specializzata?

“Mi occupo di ufficio stampa PR con un focus particolare sui settori del lusso, del lifestyle, dell’innovazione e del fintech. Ho lavorato con aziende di design, del settore automotive, delle energie rinnovabili e con realtà tecnologiche in forte crescita. L’approccio che adotto non è mai standard: ogni cliente richiede una strategia su misura, costruita attorno ai suoi obiettivi e al contesto mediatico in cui si inserisce”.

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Come giornalista invece collabori per diverse testate…

“Attualmente collaboro con Huffington Post, L’Identità e Innovando News. Inoltre, dirigo il magazine Luxury People, dedicato alle eccellenze del Made in Italy e al lifestyle di alta gamma”.

Quali sono i 3 difetti imperdonabili di un comunicato stampa che inducono un giornalista a non prenderlo in considerazione?

“Al primo posto la mancanza di notiziabilità: se il comunicato non contiene una vera notizia ma è solo un testo autocelebrativo, verrà ignorato. I giornalisti cercano contenuti di interesse pubblico, non spot pubblicitari mascherati.

Poi titolo e apertura deboli: un titolo poco incisivo e un attacco vago compromettono le probabilità di lettura. Il giornalista decide in pochi secondi se proseguire o scartarlo.

Infine formato e linguaggio inadeguati: testi lunghi, complessi, con errori di grammatica o scritti in un tono troppo promozionale non funzionano. Un comunicato stampa deve essere chiaro, diretto e pronto per essere ripreso”.

Quali sono, invece, i 3 elementi essenziali per un comunicato stampa efficace?

Una notizia rilevante e immediatamente percepibile: il comunicato deve catturare l’attenzione non solo riportando fatti, ma presentandoli in modo che risuonino con chi legge. La storia raccontata deve evocare un senso di urgenza o importanza, rispondendo alle domande fondamentali: chi, cosa, dove, quando, perché. Questo non è solo un racconto di eventi o annunci, ma una finestra aperta su qualcosa di più grande, che spinge il giornalista a voler sapere e scrivere di più.

Struttura chiara e accattivante: oltre a un titolo che cattura l’attenzione e a un lead che invita alla lettura, il corpo del testo deve essere una guida chiara con dettagli importanti senza, però, diventare opprimente. La chiarezza non si limita alla semplicità del linguaggio, ma include la capacità di guidare il lettore attraverso un percorso logico e coinvolgente, dove ogni frase viene costruita sulla precedente per anticipare quella successiva, mantenendo sempre viva l’attenzione.

Valore aggiunto per il giornalista: un comunicato stampa deve offrire più di una notizia; deve fornire un contesto, uno spunto di riflessione o un dato unico che non si trova altrove. Questo valore può manifestarsi sotto forma di insight esclusivi, dichiarazioni uniche o statistiche che illuminano trend e dinamiche non ancora esplorate. Offrire al giornalista non solo informazioni, ma strumenti per creare una narrazione più ampia e profonda, rendendo il comunicato indispensabile e, quindi, pubblicabile.

La combinazione di queste tre qualità può trasformare un semplice annuncio in una storia che merita di essere raccontata, facendo sì che il comunicato stampa non solo venga letto, ma che diventi il punto di partenza per ulteriori indagini e reportage. Questo non solo serve gli obiettivi di chi lo emette, ma arricchisce il tessuto informativo a disposizione del pubblico, elevando la pratica del giornalismo stesso”.

Quanto influisce una mailing list certificata e costantemente aggiornata sul successo della diffusione di una notizia?

“È fondamentale. Inviare comunicati a giornalisti non in target è inutile e dannoso. Una mailing list efficace deve essere segmentata per settore e aggiornata costantemente: sapere a chi inviare una notizia e inviarla con una presentazione personalizzata in base agli interessi del giornalista è tanto importante quanto il contenuto stesso”.

Passiamo ora a un altro tema caldo per i media: l’intelligenza artificiale. Sappiamo che la tua agenzia utilizza l’IA fin dagli esordi.

“Bisogna saper guidare l’IA, esattamente come si guida un’auto: è importante interfacciarsi in modo corretto e sapere esattamente cosa si vuole ottenere. Inoltre, è importante accorgersi subito se il risultato è poco esaustivo o, addirittura, errato. In particolare, nel settore delle PR serve acquisire esperienza per riconoscere un angolo di notizia o un pitch efficace. Solo operando così si possono ottenere risultati davvero utili. L’IA, comunque, rimane uno strumento efficace per migliorare la produttività e per velocizzare i tempi”. 

Quali funzionalità ritieni davvero efficaci e in grado di migliorare concretamente il lavoro degli addetti ai lavori?

“L’analisi predittiva, che permette di capire quali argomenti hanno maggior probabilità di attirare l’attenzione dei media. La generazione di report automatici sulle performance dei comunicati stampa. L’ottimizzazione delle keyword e della SEO per migliorare la visibilità delle notizie online”.

Quali, invece, rappresentano un abuso e rischiano di abbassare il livello della professionalità nel settore?

“L’uso indiscriminato dell’IA per scrivere comunicati stampa senza controllo umano è un problema: il rischio è di produrre contenuti generici, privi di profondità e di valore giornalistico. Inoltre, la personalizzazione è fondamentale nelle PR: nessuna IA può sostituire la sensibilità e l’esperienza di un professionista nel costruire relazioni con i media”.

Esiste un’App o un tool che trovi particolarmente efficace?

“Uso strumenti di IA avanzati per l’analisi dei trend e il monitoraggio della copertura mediatica utili per valutare anche l’impatto delle strategie di PR. Sono una fan anche di TinEye, un software di ricerca inversa in grado di individuare se la stessa immagine è stata già pubblicata su internet e di Fotoforensics, un software di AI gratuito che rileva quelle modifiche apportate da Photoshop che risultano impercettibili ad occhio nudo”.

Meglio optare per le versioni a pagamento o ci si può affidare anche a quelle gratuite?

“Dipende da cosa vogliamo cercare e cosa vogliamo approfondire. Io utilizzo tutte le funzionalità Premium, le versioni a pagamento”.

Cosa pensi della concorrenza cinese, in particolare di DeepSeek, recentemente contestata per problemi di privacy?

“Con il lancio di DeepSeek e del concorrente Qwen di Alibaba la Cina è entrata da protagonista nel settore dell’IA. Deepseek è costata meno di sei milioni di dollari ed è stata realizzata in soli due mesi utilizzando chip di Nvidia a capacità ridotta. Se il paese del Dragone è riuscito a lanciare un modello di linguaggio potente a, al tempo stesso, più conveniente rispetto a quelli statunitensi, siamo di fronte ad una nuova sfida, quella della possibilità da parte delle big tech USA di riuscire a ridurre le spese per la creazione di nuovi modelli di AI e dei data center ad essi collegati”.

L’Europa è davvero più sicura nell’applicazione dei criteri per la tutela degli utenti in relazione all’intelligenza artificiale?

“Dobbiamo premettere che la legislazione UE – pensiamo non solo all’AI Act, ma anche al Data Act, al Digital Services Act e al Digital Markets Act – si è focalizzata sulla protezione dei dati personali degli individui. Ma c’è un problema: la protezione dei dati personali contrasta con il diritto della concorrenza nato proprio nel lontano 1957 con la Comunità Europea. Un’altra domanda da porsi è questa: in futuro si dovrebbero autorizzare operazioni di concentrazione tra imprese anche per semplificare le procedure sanzionatorie in caso di violazioni della privacy degli utenti da parte delle big tech? Anche perché dobbiamo tenere presente che, in questo caso, i dati sarebbero raccolti solo da pochi grandi player del settore”.

Immagine di Barbara Amoroso Donatti
Barbara Amoroso Donatti

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Webinar

“Giornalisti e uffici stampa 2026” Anteprima giornalisti! Iscriviti al webinar per avere la tua copia!

È pronto il report annuale sulla relazione tra giornalisti e uffici stampa realizzato da Mediaddress.
Ugo Malaguti e Francesca Gavotti lo presenteranno con un live webinar in anteprima per i giornalisti il giorno 24 febbraio alle ore 11.
 
🔎 Basata sulle oltre 30.000 risposte fornite da quasi 800 giornalisti europei, l’edizione 2026 della ricerca The Eye of Journalists on PR presenta una visione aggiornata di grande interesse per tutti i professionisti delle media relations.
  • Lo stato di salute del comunicato stampa
  • Gioie e dolori nella relazione tra giornalisti e uffici stampa
  • L’impatto dell’AI sul mestiere del giornalista
  • PR-etiquette

🔥Il webinar sarà l’occasione per condividere i risultati dello studio e ottenere il link alla ricerca completa, con tutto il set di dati per singolo paese e aggregati a livello europeo.

Registrati al form per ricevere il link al webinar gratuito del 24 febbraio 2026 – ore 11

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