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GDPR – Un’agenzia di comunicazione può utilizzare una propria lista di contatti e che ruolo riveste?

Risponde L’avvocato Gaia Morelli – membro del comitato privacy dell’Ordine Avvocati di Roma, specializzata nella gestione delle tematiche di governance, compliance, del GDPR.

Nel momento in cui c’è una lista di contatti detenuta da un’agenzia che ritiene sia patrimonio proprio, l’agenzia è proprio titolare di quei dati e quindi si deve adeguare a tutti gli obblighi previsti per ciascun titolare del trattamento; l’agenzia deve dare l’informativa ai giornalisti, deve in qualche modo identificare la base giuridica più adeguata e quindi chiedere il consenso piuttosto che trovare un’altra delle basi giuridiche che giustifichino e legittimino il trattamento, deve avere un sistema che garantisca la sicurezza del dato da eventuali violazioni della riservatezza del dato, della perdita o accesso illegittimo di istruzione del dato, deve avere un registro dei trattamenti quale titolare del dato; in quel caso l’agenzia è autonomo titolare del trattamento e potrà svolgere dei servizi per conto di un altro soggetto all’azienda che resta proprio titolare, in quel caso l’azienda non è titolare degli stessi dati, si rivolge ad un’agenzia la quale deve dare tutte le garanzie e risponderà autonomamente a tutte quelle che potrebbero essere le potenziali violazioni riguardo all’uso di quei dati, quindi l’agenzia dovrà tra le altre cose operare in maniera tale che eventuali comunicati stampa siano mandati secondo le finalità che ha dichiarato nell’ambito della propria informativa.

Un ulteriore obbligo è l’aggiornamento dei dati: è fondamentale garantire ai sensi del capo III del GDPR l’esercizio dei diritti degli interessati, in questo particolare caso gli interessati sono i giornalisti; se un giornalista richiede che il suo nominativo sia cancellato dalle liste dell’agenzia o della singola azienda, il titolare deve procedere immediatamente alla cancellazione di questo dato, se il giornalista richiede un aggiornamento del dato stesso, deve poterlo fare; tra l’altro nell’ambito della gestione dei dati il GDPR richiede che i dati siano sempre corretti e aggiornati tra i principi fondamentali, quindi un’agenzia che voglia mantenere la propria lista dovrà mantenere una lista sempre aggiornata, eventuali utilizzi di liste che sono risalenti potrebbe esporre ad una notevole responsabilità l’agenzia.

Risorse correlate:

The eye of journalists on PR – Europe 2023

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