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Liste email giornalisti e database contatti: verificare i dati

Le liste email giornalisti sono l’ausilio più importante per un ufficio stampa e al tempo stesso la parte più impegnativa del lavoro. I database contatti per sapere a chi mandare il comunicato stampa richiedono un’attenzione costante: non basta aver compilato una mailing list o acquistare un elenco on line e non è una buona idea chiedere un database in prestito, copiare da un vecchio file d’archivio, rivolgersi a offerte low cost.

Che cosa può succedere? L’addetto stampa tiene da parte le liste senza controllarle. Solo quando dovrà mandare un comunicato stampa scoprirà che sono piene di errori e che tante, troppe mail tornano indietro.

Liste email giornalisti: controllo e verifica

Il fatto che non il comunicato stampa non sia arrivato a destinazione non è il solo problema.
Troppi messaggi di errore in una casella di posta incidono sulla sua reputazione di invio, cioè inducono i server a considerare il mittente non affidabile. Questo vuol dire che i prossimi comunicati lanciati da quella casella di posta potrebbero finire nella cartella Promozioni – già poco considerate dai destinatari – o nella cartella Spam.
A che cosa si deve prestare attenzione per avere un database giornalisti efficace?

Database giornalisti: gli errori

Sono tanti i motivi dietro agli errori di un database giornalisti. Per la maggior parte sono dovuti a elenchi compilati a mano o da liste contatti frutto di assemblaggi di più database, realizzati per precedenti progetti di comunicazione differenti. Anche liste email giornalisti autorevoli, se datate, sono rischiose.
Gli errori più comuni:

nelle liste contatti l’indirizzo di posta è digitato male;
il database è strutturato in modo scorretto;
i nominativi dei giornalisti non sono aggiornati.

In questi ultimi anni il mondo dell’editoria ha subito diversi stravolgimenti che hanno portato alcune testate a chiudere, altre a nascere, altre ancora a cambiare linea. ll turn-over dei giornalisti nelle redazioni è alto e molti professionisti cambiano diverse redazioni nella loro esperienza lavorativa.
Se la lista non è aggiornata, potrebbe includere giornalisti che oggi si occupano d’altro, giornalisti che lavorano per altre testate, rubriche che non esistono più.

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Analizzare gli elenchi

Gli errori nell’invio di comunicati stampa sono sempre possibili, ma è meglio iniziare da liste email giornalisti corrette. Insieme a una risoluzione degli errori, può essere utile un’analisi preliminare del database.

Al nome del giornalista è associato un indirizzo mail personale?
È presente l’indirizzo di posta della segreteria di redazione?
È segnalato il ruolo del giornalista (redattore, collaboratore…)?
Sono presenti le aree di interesse del giornalista, eventuali rubriche curate da lui?
Il database ha i numeri di telefono delle redazioni? Ci sono i recapiti del centralino e i numeri diretti dei giornalisti?
Alle liste contatti sono affiancate le sedi geografiche delle redazioni?

Attenzione: questo controllo dovrà essere svolto dopo aver definito la strategia del progetto di comunicazione, cioè dopo aver deciso quali sono le testate a cui inviare il comunicato stampa.

Liste email giornalisti e Gdpr

Gli uffici stampa sottovalutano spesso le questioni della privacy. La normativa Gpdr è a tutt’oggi trascurata in alcune agenzie di comunicazione, che pure si occupano, giorno dopo giorno, di maneggiare grandi quantità di dati personali.
La loro obiezione si basa su un fondo di verità: è vero che il rapporto tra uffici stampa e giornali nasce da un accordo implicito, per il quale i media hanno bisogno di ricevere i comunicati stampa e gli uffici stampa hanno interesse a tenerli informati.
Tuttavia, le regole del Gdpr sul consenso informato non devono essere dimenticate e il rischio sta soprattutto quando si utilizzano database giornalisti di dubbia provenienza.

Il vantaggio di avere liste mail giornalisti Gdpr compliant è duplice.

I destinatari sono sempre ben predisposti a ricevere i messaggi, dal momento che hanno rilasciato un consenso esplicito. È molto probabile che le liste Gdpr compliant siano aggiornate e quindi, affidabili.

Come verificare la lista contatti

Per evitare sorprese nei momenti decisivi di un progetto di ufficio stampa, molti comunicatori provvedono a controllare periodicamente il database. Altri addetti stampa scelgono una strategia diversa: un mese prima dell’invio dei comunicati stampa, iniziano una fase di test dei loro contatti, magari mandando una mail preliminare, a volte telefonando o lanciando delle anteprime.

Il contatto diretto con i giornalisti è il modo migliore per verificare le liste, ma non è la sola azione da compiere. Il buon addetto stampa segue i suoi giornalisti sui social network, si informa su di loro tramite Linkedin e Twitter, si muove con ragionevole anticipo programmando il lavoro di comunicazione.

Se sceglie un database autorevole e ha selezionato le mailing list con cura, il modo migliore per monitorarle è quasi banale.
L’addetto stampa si tiene costantemente informato sul panel di argomenti analoghi a quello del proprio comunicato, legge i giornali, tiene a mente le firme in calce agli articoli e l’orientamento generale delle testate.

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