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PA e GDPR: i rischi dell'ufficio stampa e il danno erariale
Quali sono i rischi legati al GDPR per gli uffici stampa dei Comuni e della Pubblica Amministrazione?
Gli uffici stampa della PA che gestiscono mailing list senza una rigorosa data governance rischiano pesanti sanzioni dal Garante e contestazioni per danno erariale dalla Corte dei Conti. Senza un sistema certificato per il controllo dei consensi e l’aggiornamento dei dati, l’ente pubblico è esposto a responsabilità dirette e gravi danni reputazionali.
Tra informazione e conformità: le nuove responsabilità della PA
Nella complessa realtà della Pubblica Amministrazione italiana, la gestione della privacy è spesso vissuta come una sfida burocratica impegnativa, che si aggiunge ai già numerosi compiti quotidiani degli uffici stampa. Spesso, la conformità al GDPR viene percepita come un adempimento formale, finché l’intervento delle Autorità non mette in luce quanto sia sottile il confine tra le prassi consolidate — quel “si è sempre fatto così” dettato dall’urgenza — e le nuove responsabilità previste dalla norma. Tuttavia, oggi il quadro normativo richiede un cambio di passo: non per timore delle sanzioni, ma per tutelare l’ente e i suoi funzionari da conseguenze che possono diventare strutturali.
Oggi però il quadro normativo e giurisprudenziale sta cambiando drasticamente, eliminando ogni zona grigia. La sentenza n. 10 del 14 gennaio 2026 della Corte dei conti (Sez. Veneto) ha fissato un punto fermo: l’assenza di un impianto serio di regole e processi (la cosiddetta data governance) rende l’errore non più una semplice “svista”, ma una scelta consapevole di esposizione al rischio. Per un Comune, questo non significa solo gestire un’emergenza burocratica, ma configurare un potenziale danno erariale per sanzioni pagate con risorse pubbliche a causa di negligenze organizzative sistemiche.
Il dilemma dell’Ufficio Stampa Pubblico: informazione vs compliance
Nelle Pubbliche Amministrazioni, la distinzione tra comunicazione (spesso gestita dagli URP) e informazione (compito esclusivo degli uffici stampa) è il cuore del problema. Il rischio maggiore emerge quando gli uffici stampa utilizzano canali non propriamente istituzionali — come l’invio di email dirette a caselle personali dei giornalisti — basandosi su mailing list costruite in modo “artigianale” e conservate su supporti non idonei.
Molti addetti stampa comunali lavorano ancora con file Excel o rubriche Outlook locali, alimentati da anni di attività senza una verifica strutturata del consenso. Ma il GDPR non ammette l’autogestione: gestire internamente questi database richiede oneri tecnici e legali che la PA spesso non riesce a sostenere correttamente. In particolare, emergono tre criticità fondamentali che possono trasformarsi in sanzioni pecuniarie:
- La tracciabilità del consenso: Anche se il contatto nasce da uno scambio di biglietti da visita, l’ente ha l’obbligo di documentare temporalmente tale consenso nel proprio Registro dei Trattamenti. Bisogna poter dimostrare con certezza quando e perché quel dato è in possesso dell’ufficio.
- La gestione dei diritti degli interessati: Un giornalista può cambiare testata, ruolo o esercitare i propri diritti, fra cui la limitazione del trattamento o la cancellazione. Se il sistema di invio non è aggiornato in tempo reale, il rischio di inviare comunicazioni a chi ha esplicitamente richiesto la rimozione è concreto. Questo espone l’amministrazione a sanzioni amministrative pecuniarie che, secondo il GDPR, possono raggiungere i 20 milioni di euro, con un impatto devastante sulle risorse e sulla reputazione dell’ente.
- La frammentazione delle responsabilità: Spesso il Sindaco è il titolare formale, ma la gestione operativa è dispersa. Senza una procedura formalizzata e delle chiare divisioni dei compiti, il Comune paga la sanzione ma non può rivalersi sui responsabili perché mancava una una linea guida chiara e una formazione.
Il corto circuito del danno erariale e la “Colpa Grave”
Un aspetto spesso ignorato dai decisori è che il Comune, in caso di sanzione del Garante, finisce per pagare due volte. La prima volta salda la multa; la seconda paga il prezzo dell’improvvisazione difensiva. Spesso, infatti, gli enti adottano strategie di difesa deboli, non avendo documentato i percorsi decisionali o le misure organizzative adottate a monte per proteggere i dati personali.
Se l’ente continua a trattare l’invio dei comunicati come un’attività priva di rischi, sta scegliendo sistematicamente di esporsi al pericolo. In questo scenario, la Corte dei Conti può ravvisare la colpa grave non nel singolo errore del dipendente (la svista materiale), ma nella mancanza di un sistema di governance da parte dei vertici. In sostanza, se non hai fornito gli strumenti corretti al tuo ufficio stampa per lavorare in sicurezza, la colpa del danno economico ricade direttamente sulla struttura organizzativa stessa.
Mediaddress: la soluzione definitiva per la data governance della PA
Di fronte a tale complessità e al rischio di sanzioni che gravano sulle casse comunali, l’unica via per garantire la sicurezza legale è esternalizzare la gestione del dato a partner qualificati. Mediaddress non è un semplice software di invio, ma un ecosistema di data governance progettato per sollevare la PA dagli oneri più gravosi e rischiosi, trasformando la compliance da obbligo a valore strategico.
Ecco i pilastri che rendono Mediaddress l’unica scelta sicura per un ufficio stampa pubblico che vuole operare in tranquillità:
- Assunzione della titolarità della raccolta: è Mediaddress, in qualità di fornitore della banca dati, a farsi carico dell’onere di raccogliere i dati e fornire l’obbligatoria informativa privacy. Il Comune è sollevato dall’obbligo del consenso iniziale, poiché i giornalisti sono già informati che i loro dati sono destinati alla consultazione per finalità di informazione professionale.
- Aggiornamento real-time e verificato: solo nel 2025, Mediaddress ha effettuato (solo per i giornalisti italiani) oltre 49.000 verifiche e 26.000 aggiornamenti. Quando un giornalista si cancella o cambia ruolo, il dato si aggiorna istantaneamente per tutti gli utenti, eliminando definitivamente il rischio legale di utilizzare mailing list obsolete salvate sui singoli PC.
- Sicurezza informatica certificata ISO 27001: il GDPR richiede misure tecniche adeguate (Art. 32). Scegliere un partner certificato per la sicurezza delle informazioni permette al Comune di dimostrare la massima diligenza nella scelta dei fornitori, proteggendosi dalla cosiddetta culpa in vigilando.
- Limitazione di responsabilità per l’utente: utilizzando la piattaforma per le finalità previste (invio di comunicati stampa pertinenti), la responsabilità sulla legittimità della detenzione del dato ricade interamente su Mediaddress. L’addetto stampa può così concentrarsi esclusivamente sulla qualità del contenuto e sulla tempestività dell’informazione.
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A cura dell’ Avvocato Gaia Morelli
➡️ GDPR – I tre principali obblighi del titolare del trattamento
➡️ GDPR – Il consenso deve essere informato ed esplicito?
FAQ
Il danno erariale si configura quando l’ente pubblico subisce una perdita economica dovuta a una gestione negligente. Se il Comune non ha implementato procedure interne chiare o scelto fornitori certificati, la Corte dei Conti può contestare ai vertici la mancata protezione del bilancio pubblico e dei servizi ai cittadini.
Sì, ogni trattamento di dati deve avere una base giuridica valida. Anche se il contatto nasce da uno scambio diretto o un evento, il Comune deve essere in grado di dimostrare e documentare il consenso nel Registro dei Trattamenti, assicurando che il giornalista sia stato correttamente informato sulle finalità dell’invio.
Mediaddress agisce come Titolare della Raccolta, fornendo l’informativa ai giornalisti e gestendo centralmente cancellazioni e aggiornamenti (oltre 49.000 verifiche annue per i giornalisti italiani). Questo solleva l’ufficio stampa dall’onere di mantenere database interni conformi, eliminando il rischio di utilizzare liste obsolete o prive di consenso tracciabile.
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Silvia Emma Ascari
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