GDPR – I tre principali obblighi del titolare del trattamento

Nel momento in cui un’azienda deve inviare comunicati stampa ad un giornalista deve rispettare almeno tre obblighi.
Prima di tutto deve inviare una informativa al giornalista relativamente all’utilizzo dei propri dati ai sensi dell’articolo 13 del GDPR; le informazioni fondamentali indicate nell’informativa sono: le finalità del trattamento, la base giuridica del trattamento e i destinatari.
Oltre all’obbligo di notifica, è necessario identificare la base giuridica di questo trattamento, base giuridica che può cambiare in relazione alla diversa valutazione che ciascun titolare svolge.

Se il titolare è in grado di raccogliere il consenso, il consenso può essere una valida base giuridica del trattamento; il titolare potrà individuare una base giuridica diversa che riterrà più adeguata per il trattamento specifico come per esempio l’identificazione di un interesse legittimo dell’azienda a poter pubblicare il proprio comunicato stampa.
Nel caso di interesse legittimo sarà necessario svolgere una ulteriore valutazione di bilanciamento di interessi, verificare se l’interesse del titolare del trattamento ad effettuare questo trattamento del dato è in qualche modo bilanciato dalle garanzie che offre all’interessato i cui dati sono trattati oppure se gli interessi fondamentali della persona, il giornalista i cui dati vengono trattati, abbiano un peso maggiore, in questo caso sarà necessario adottare delle misure di sicurezza tali da garantire questo bilanciamento di interessi.

Altro obbligo fondamentale è mantenere un registro dei trattamenti; tra le varie attività di trattamento che l’intera azienda svolge, si dovrà tenere conto anche di quella che fa l’ufficio stampa e di conseguenza il trattamento riguarderà l’utilizzazione dei dati dei giornalisti per l’invio agli stessi dei comunicati stampa.

Nel caso in cui il titolare del trattamento è un soggetto che ha deciso di abbonarsi ad una banca dati l’attività di notifica delle modalità di trattamento sono direttamente svolte da chi raccoglie questi dati nella banca dati, inoltre la stessa banca dati effettuerà delle valutazione per individuare la base giuridica più appropriata e renderà disponibili i documenti agli eventuali interessati secondo le modalità di richiesta; la banca dati terrà anche un registro dei trattamenti per quanto riguarda la propria attività, di gestione di questi contatti e in ultima analisi adotterà delle misure di sicurezza il più possibile all’avanguardia e adeguate per garantire non solo la tutela della riservatezza di quei dati ma anche il loro aggiornamento continuo; una qualunque comunicazione da parte dell’interessato, giornalista, di aggiornamento o di richiesta di cancellazione o di quant’altro sarà immediatamente recepita nella banca dati e di conseguenza da tutti gli uffici stampa, tutti quelli che sono abbonati, diversamente sarebbe nel caso in cui il giornalista dovesse andare a comunicare l’aggiornamento a ogni singolo ufficio stampa o ciascun ufficio stampa dovesse organizzare la propria struttura in modo tale da raccogliere i dati, organizzare e predisporre una informativa da comunicare individualmente ai singoli giornalisti, tenere un registro dei trattamenti, avere un sistema informatico che garantisca la sicurezza informatica di questi dati e adottare una organizzazione interna che consenta un aggiornamento continuo dei dati che nell’ambito dei media vengono spesso cambiati e modificati, si faccia l’esempio di un giornalista che cambia testata giornalistica piuttosto che decide di trattare argomenti diversi e quant’altro.