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Mailing list giornalisti: 5 consigli per mandare i comunicati stampa

Mailing list giornalisti: qual è il metodo migliore per assicurare al comunicato stampa un invio veloce?
Il comunicatore che si trova di fronte a picchi di lavoro e, al tempo stesso, deve ottimizzare le risorse dell’ufficio stampa, ha due priorità: avere un portafoglio di contatti validi e sapere come inviare i messaggi in modo efficiente.

Nel quotidiano, la gestione di un progetto di comunicazione funziona così: poco tempo, molti comunicati stampa da seguire, un ristretto numero di collaboratori a cui affidarsi. Anche chi lavora da libero professionista e segue in modo individuale un’attività di ufficio stampa affronta spesso picchi di lavoro e scadenze urgenti: per portare a termine tutto deve avere liste di invio già pronte.
In questo scenario, è fondamentale avere un metodo di lavoro efficace. Ecco 5 consigli per capire come creare mailing list correttamente.

1) Mailing list giornalisti: partire da un database precompilato

La prima prassi è creare una lista contatti in linea con la notizia del comunicato stampa. Un buon metodo è lavorare su un database giornalisti: un elenco di nominativi che ha il vantaggio di dare, in tempi veloci, un numero molto alto di indirizzi di posta elettronica. Attenzione, non si tratta di affidarsi ad agenzie di stampa on line né di inviare press releases in modo indiscriminato. Anche comprare pacchetti di indirizzi non selezionati non è utile perché, dopo l’invio, i messaggi potrebbero essere penalizzati dai filtri antispam. È importante, invece, scegliere una fonte autorevole per le mailing list.

2) Selezionare i destinatari in sottocartelle

Buona abitudine è pensare a come pianificare le mailing list giornalisti prima del giorno destinato all’invio del comunicato. Raggruppare gli indirizzi in base a una strategia renderà più efficiente la spedizione. Il buon addetto stampa personalizza gli elenchi in misura del suo obiettivo. Ad esempio:

divide le liste di invio in testate quotidiane, settimanali, quindicinali e mensili, perché hanno scadenze redazionali diverse
raggruppa i contatti migliori o i giornali più importanti, che desidera pubblichino la notizia
aggiunge un sottoinsieme nell’elenco per fare databuilding, inserendo via via i nominativi nuovi
raggruppa i giornali che pubblicano on line, che spesso tempi più rapidi.

3) Verificare i contatti

Il database giornalisti è a prova di errore? È aggiornato in base alle regole del Gdpr? Molti uffici stampa dedicano parte del lavoro, più volte durante l’anno, a un controllo periodico dei contatti. Anche in questo caso, prima del giorno dedicato all’invio del comunicato stampa, è opportuno monitorare le liste: per esempio con messaggi preliminari, come un Save the Date o una comunicazione di servizio.

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4) Pianificare l’invio del comunicato stampa

Una buona organizzazione dei tempi di invio renderà più efficienti le mailing list giornalisti. Quando si organizza una conferenza stampa, ad esempio, si manda il comunicato stampa subito dopo la presentazione. È importante avere gruppi di destinatari già selezionati ed è strategico procedere seguendo un metodo. Alcuni addetti stampa scelgono di creare mailing list da Gmail o addirittura mandare dei comunicati stampa con indirizzi digitati a mano: questa, però, non è la via più veloce!

5) Mandare comunicati stampa da mailing list on line

il luogo migliore per inviare un comunicato è un ufficio. Il comunicatore che si trova fuori sede e deve lanciare una nota stampa urgente, risolverà in modo veloce se ha un collaboratore con una postazione fissa. Che succede se, invece, si trova da solo, a dover mandare un comunicato stampa, non dall’ufficio? Se le mailing list giornalisti sono accessibili da una piattaforma on line specifica, un tablet o un dispositivo mobile saranno sufficienti.

Il lavoro di ufficio stampa non si esaurisce nel mero invio di comunicati. Dietro al successo di un progetto di comunicazione ci sono una strategia, obiettivi condivisi con il cliente, una buona notizia da divulgare. È importante aver scritto un buon comunicato stampa e sono decisive competenze in pubbliche relazioni.
Per questo, tutto quello che può essere automatizzato, ottimizzando tempi e risorse, è utilissimo perché libera del tempo per attività strategiche. Una buona gestione delle mailing list giornalisti permette di controllare lo stato della spedizione, monitorando a chi è arrivato il comunicato, chi l’ha letto e chi, invece, non ha ancora ricevuto il messaggio o non ha aperto la posta; in breve, salva dalle urgenze nella fase più critica del lavoro.

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