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Quando inviare un comunicato stampa

Scegliere quando inviare un comunicato stampa è tra le attività più importanti in una media agency. In effetti, se l’ufficio stampa manda la press release per i giornalisti nei tempi sbagliati, l’efficacia del suo lavoro sarà compromessa. Anche la notizia più interessante, mandata troppo tardi o troppo presto, rischia di diventare un flop.

Qual è, allora, il metodo giusto per non commettere errori?
Mandare un comunicato stampa di prodotto, invitare i giornalisti a un evento culturale, mandare una nota stampa aziendale oppure inviare il comunicato stampa di una mostra o ancora comunicare il lancio di una nuova start up: per sapere come inviare un comunicato stampa, il primo passo è analizzare la notizia che stiamo per diffondere.

Quando inviare un comunicato stampa: il contesto

La procedura da seguire dipende dal contesto: la notizia ha interesse locale o nazionale? È una notizia di attualità? I media ne hanno già parlato o hanno parlato di argomenti simili? Si tratta di un tema caro all’opinione pubblica?
Rispondere a queste domande permette all’ufficio stampa di avere un quadro chiaro della situazione.
Ogni notizia ha un impatto diverso sui giornali. Ad esempio: un’azienda coinvolta in un caso di epic fail, uno scandalo già diffuso sui media ha bisogno di una comunicazione tempestiva. Un press kit adatto ad inchieste e articoli di approfondimento, invece, deve essere inviato con un certo anticipo.

Quando inviare un comunicato stampa: la regola

La regola numero uno per sapere quando premere “invio” è rispettare giorno e orario di invio dei comunicati stampa. Ogni testata, su carta o su web, ha le sue scadenze: tempi scanditi per riunione di redazione, assegnazione delle notizie, stesura degli articoli, impaginazione e correzione, pubblicazione. Quindi, se l’organizzazione di un giornale on line ha tempi molto veloci, diverse sono le tempistiche di un periodico o un quotidiano su carta. L’ufficio stampa tiene, dunque, presente le deadline delle testate cartacee e dei giornali on line e si comporta di conseguenza.

Il database dei giornalisti: il punto di partenza

Per capire come e quando mandare la nota stampa, i riferimenti saranno gli indirizzi email per comunicato stampa. Il database migliore comprende: casella di posta elettronica, numero di telefono, testata, periodicità, interessi particolari. È importantissimo che l’elenco giornalisti sia corretto, curato e privo di errori.
Il secondo passaggio è pianificare l’invio secondo tempi differenziati in base alla periodicità dei giornali. Quotidiani, settimanali, quindicinali, mensili, bimestrali e periodici hanno tempi diversi per esaminare le notizie, commissionarle ai collaboratori, riceverle in redazione, impaginarle.
La stampa digitale ha accelerato di molto i tempi, anche dei giornali cartacei, ma l’addetto stampa che non sa quando inviare un comunicato stampa farà una telefonata in redazione: “Quando chiudete il numero? Entro quando volete ricevere il materiale per la stampa?”.

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Il database: volti dietro ai nomi

Il patrimonio più prezioso degli uffici stampa sta nel database dei giornalisti. Più informazioni l’addetto stampa ha sui destinatari dei tuoi messaggi, meglio può identificare la strategia giusta. Per esempio, un giornalista di tecnologia nel tempo libero scrive per una rivista di idee regalo?

Un’idea è mandargli una notizia pertinente a questi due ambiti.

Se il database è accurato, l’esperienza dell’addetto stampa farà il resto. Il giornalista XY è un collaboratore freelance? Si sa, dunque, che è sempre alla ricerca di buone storie da raccontare, ma la sua proposta andrà vagliata dalla redazione.

Il giornalista YX è invece responsabile di una rubrica? Ha voce in capitolo nel suo settore e ha un buon grado di autonomia decisionale, ma è più difficile da raggiungere…

Gli errori più frequenti degli uffici stampa

Mandare il comunicato stampa al direttore di testata e solo a lui. Il direttore ha spesso una visuale di lungo termine che può mancare al collaboratore. È anche la persona che ha potere decisionale, ma ha la mail satura di messaggi e non riesce a leggerli tutti.
Inviare il materiale a giornalisti che si conoscono di persona, ma che si occupano d’altro. Se l’obiettivo è divulgare una mostra d’arte, i destinatari del comunicato sono i giornalisti che scrivono di mostre d’arte. L’addetto stampa che ha una conoscenza importante in un giornale di grido, può chiederle, a titolo di favore, alcuni contatti pertinenti, nulla di più. È difficile che un giornalista specializzato in un ambito prenda in considerazione un comunicato che parla di tutt’altro.
Avere un database non aggiornato. Nel mondo dell’informazione c’è molto turn over. Cambiano i collaboratori, cambiano spesso anche i redattori. Il database va verificato. E costantemente aggiornato.

In questo interessante testo in inglese sono illuminanti le opinioni di alcuni giornalisti:

https://www.forbes.com/sites/robertwynne/2014/02/24/what-journalists-really-think-of-your-press-release/#3d14189e8e11

Il lavoro di ufficio stampa: i tool giusti

Fiuto per la notizia, sensibilità, esperienza nel mondo della comunicazione rendono unico il curriculum di un addetto stampa. Per quanto riguarda la gestione dei dati, però, tool e applicazioni lo aiuteranno ad accelerare il lavoro. Chi sceglie un database precompilato, avrà il vantaggio di risparmiare tempo, che potrà dedicare ai recall e ad attività più strategiche, come organizzare le interviste e preparare i contenuti della conferenza stampa.
Anche la gestione automatizzata delle mail solleverà l’addetto stampa da un buon carico di lavoro. I tool per mandare i comunicati stampa danno un report: sarà possibile sapere se il giornalista ha aperto la mail e quando l’ha letta. In questo modo, l’addetto stampa potrà comprendere quando mandare il comunicato stampa in modo sempre più efficace.

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