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Novità per gli uffici stampa: arriva il Sender Policy Framework

Il rischio di non essere letti è sempre in agguato quando si inviano comunicati stampa alle redazioni. Queste ultime, ricevendo quotidianamente centinaia di messaggi, si attrezzano per rendere più selettivi i sistemi di filtro nella posta in arrivo.

Può succedere, così, che una mail non venga presa in considerazione perché, involontariamente, è stata deviata come se si trattasse di posta indesiderata. Come raggiungere, allora, il destinatario ed evitare di finire nello spam, assieme a qualche pubblicità? Una risposta c’è e si chiama Sender Policy Framework (SPF). Si tratta di uno strumento già molto diffuso a livello globale e, di recente, anche in Italia, sempre più richiesto come requisito obbligatorio da un numero crescente di provider di servizi Internet.

Come funziona lo strumento

SPF – curiosa l’omonimia con il fattore di protezione solare – è un sistema di validazione delle mail, progettato dagli informatici statunitensi Dana Valerie Lankper e Paul Vixie, allo scopo di individuare tentativi di spoofing, spam e phishing, tramite la contraffazione dell’indirizzo del mittente. Il Sender Policy Framework consente agli amministratori di definire chi è autorizzato a spedire messaggi con un determinato dominio, ad esempio, @mediaddress.eu, permettendo a chi li riceve di controllare la lista degli IP host autorizzati ad inviare mail per quello stesso dominio.

Così, i mittenti con un record SPF configurato adeguatamente hanno la possibilità di essere riconosciuti come affidabili; chi riceve la mail, allo stesso tempo, deve convalidare il protocollo. Tutti i provider, al fine di tutelare gli utenti dagli spammer, forniscono istruzioni dettagliate per poter aggiungere o modificare i propri record sul Domain Name Service (DNS); i principali sono Aruba, Register, Microsoft Azure, OVH e Hosting Solution.

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Come attivare il Sender Policy Framework

Coloro che possiedono un sistema di spedizione dei comunicati stampa possono associare al proprio dominio un record SPF. In che modo? La procedura, che può richiedere l’intervento di un tecnico, consta di tre fasi: accedere all’account del proprio dominio; andare sulla pagina per l’aggiornamento dei record DNS del dominio (si chiama DNS management – Gestione DNS), oppure su Impostazioni avanzate; includere una specifica stringa.

Il record SPF, tecnicamente, è un record testuale, associato al dominio personale. All’interno del record, scritto con una particolare sintassi, sono elencati i server di posta (SMTP), che possono spedire mail con l’indirizzo del proprio dominio. Mediaddress, in particolare, utilizza il servizio di Mailgun Inc. per recapitare le comunicazioni ai giornalisti. Il record SPF del proprio dominio dovrà, dunque, includere il server di Mailgun tra quelli abilitati all’invio.

La corretta configurazione del SPF è da tenere in considerazione qualsiasi sia il sistema di spedizione utilizzato. Coloro che gestiscono un dominio, di solito, si occupano di far funzionare un sistema di posta tradizionale, che non è pensato per la spedizione di massa di messaggi. Un esempio di servizio di e-mail marketing automatico è il Mailchimp, piattaforma statunitense pensata proprio per creare ed inviare newsletter in grande quantità.

Perché scegliere il protocollo SPF

Mediaddress è al passo nell’affiancare giornalisti e comunicatori in tutte le fasi della loro attività. Oggi scrivere un comunicato efficace e coinvolgente non basta più. Chi lavora negli uffici stampa deve creare mailing list selezionate e mirate, ma anche conoscere le leggi che tutelano il trattamento dei dati personali. In questo senso, Mediaddress è “GDPR compliant”, perché facilita il rispetto del Regolamento nel contatto con le redazioni, ricordando di non riportare mai pubblicità in un comunicato stampa. Un altro miglioramento è stato compiuto con l’impiego del Sender Policy Framework. L’attenzione alle parole e alla normativa si completa con il focus sugli strumenti che si utilizzano e sul collegamento tra i professionisti del mondo della comunicazione, in modo da rendere gli uffici stampa ancor più professionali e all’avanguardia.

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