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Educational tour: come si organizza

Come organizzare un educational tour per i giornalisti? Pianificare e gestire un viaggio stampa è tra i compiti peculiari di un’agenzia di comunicazione. Dopo la sospensione degli eventi a causa del lockdown, durante la pandemia, da diversi mesi i press trip sono finalmente possibili e sono molto richiesti.

Gestire un educational tour richiede competenze trasversali: è l’essenza delle relazioni pubbliche. Bisogna avere un database giornalisti di contatti ben profilati, essere addetti stampa esperti, avere competenze di relazioni pubbliche e digital relations, prima, dopo e durante il viaggio: da quando si scelgono i giornalisti e si mandano gli inviti, a quando si prepara la cartella stampa, fino all’organizzazione dell’evento.

Che cos’è un educational tour

Lo chiamano in molti modi: viaggio stampa, eductour, visite in azienda. Educational tour è un itinerario, di uno o più giorni, rivolto a giornalisti, blogger e influencer. Gli invitati sono ospiti dell’azienda o dell’ente che organizza il viaggio. Visite guidate, incontri sul territorio, interviste aiutano i giornalisti ad avere un’esperienza diretta di un luogo o di un prodotto. Si possono fare viaggi stampa su tutto:

per promuovere una destinazione turistica
in occasione di una mostra o un evento culturale in una città decentrata
per visitare un’azienda o una novità di prodotto.

Decidere la data di un viaggio stampa

Agenzia di comunicazione e committente decidono insieme la data dell’evento. L’azienda fa le sue proposte; l’ufficio stampa le mette a confronto con le esigenze dei media. Spesso i periodi più opportuni per i press tour coincidono con altre date importanti per i giornalisti: fiere, eventi stagionali, conferenze stampa.

Per scegliere la data di un educational bisogna tener presente molte variabili, non ultima, le scadenze delle redazioni. Se si desidera, in rassegna stampa, articoli pubblicati in aprile, si organizza il viaggio con i giornalisti specializzati almeno a febbraio o marzo.

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Eductour: scegliere gli invitati

Gestire un press trip è un po’ come organizzare una conferenza stampa: è necessario avere chiaro in mente quali giornalisti invitare. L’addetto stampa seleziona dal database giornalisti le persone che più sarebbero disponibili a partecipare e a scrivere della notizia.
Mai come in questo caso è importante che gli inviti siano mirati. La presenza di un buona mailing list è fondamentale: selezionare i nomi da un un elenco di giornalisti raffazzonato, senza aver lavorato con cura alla profilazione dei contatti, mette a rischio l’efficacia dell’educational tour.
Un buon metodo per gestire gli inviti è questo:

stabilire con il cliente un tetto di partecipazioni
studiare il database, estrapolare un numero di contatti leggermente superiore al tetto
mandare gli inviti per tempo, lavorare ai recall e alle conferme.

Che cosa non fare quando si invitano i giornalisti

Una buona agenzia di relazioni pubbliche, che opera in anticipo sul progetto, riesce ad assicurare senza problemi il numero previsto di adesioni. L’addetto stampa esperto sa che cosa non deve succedere quando chiama i giornalisti:

mandare l’invito troppo tardi e lasciare al giornalista poco tempo per decidere
mandare un invito poco chiaro, senza scadenze e riferimenti precisi sul come e dove
non rispondere per tempo al giornalista che ha dato la sua adesione
non rispondere in modo chiaro su modalità di rimborso per porzioni di viaggio a spese proprie
mandare un invito e poi negare il viaggio stampa, perché nel frattempo si è raggiunto il tetto massimo dei partecipanti.

Sembrano consigli banali, eppure molte testimonianze confermano che questi errori nella gestione di un viaggio stampa sono frequenti. I giornalisti sanno essere molto critici e soprattutto parlano tra di loro. È importante, per la buona immagine dell’agenzia di comunicazione, evitare pettegolezzi negativi sull’organizzazione del viaggio stampa!

Che cosa segnalare quando si organizza un viaggio stampa

I giornalisti che saranno ospiti, spesso per più giorni, dell’agenzia si affidano all’addetto stampa per ogni momento della giornata. Per questo motivo è opportuno scrivere con chiarezza che cosa devono aspettarsi dall’educational tour. Sono da precisare:

il programma del viaggio
che cosa è previsto e che cosa non è previsto (per esempio l’adesione entro una certa data, o la presenza di tempi free per i giornalisti)
la presenza di personaggi importanti per il settore.

L’agenzia, inoltre, prepara una cartella stampa completa e chiede agli invitati altri dettagli importanti per la gestione del viaggio, come ad esempio eventuali intolleranze alimentari.

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Viaggi stampa o blog tour?

Gli educational tour erano un’abitudine consolidata tra i comunicatori prima che nascessero web e social media. Oggi ai giornalisti si affiancano spesso blogger e influencer: figure complementari, con storie ed esigenze diverse.

Molte agenzie, non a caso, differenziano le due tipologie di destinatari organizzando blog tour per i blogger e viaggi stampa per i giornalisti. Se si sceglie di invitarli entrambi allo stesso evento, è bene studiare con attenzione il profilo dei singoli professionisti.

Come accogliere i giornalisti

L’agenzia che ha già organizzato viaggi stampa sa quanto è importante gestire bene la relazione con gli ospiti. Presta attenzione alle loro esigenze che, nel caso di tour di più giorni, sono di tipo professionale e personale.

In questa occasione emerge il savoir faire di un esperto di relazioni pubbliche: deve essere in grado di gestire un gruppo, rispettando gli interessi di ciascuno e senza troppe deroghe al programma.

Molti uffici stampa prevedono alcuni intervalli di “uscita libera”: sono degli spazi di privacy, che permettono al giornalista un po’ di autonomia nel corso della giornata.

Per il buon esito del viaggio e per la soddisfazione dei partecipanti, è importante non tradire le aspettative: questo succede, ad esempio, se la comunicazione prima del viaggio è stata ambiziosa o se il tour, nella pratica, ha rivelato lacune organizzative.

Articolo dopo il press tour

I giornalisti che partecipano al viaggio stampa, quasi sempre, pubblicheranno un articolo approfondito sulla tua notizia. Questa prassi, diffusa, non deve far dimenticare che il giornalista è sempre libero di scegliere che cosa scrivere e come scriverlo. Fare pressioni sul giornalista è inutile: soprattutto il viaggio è stato organizzato male, se l’ospitalità non è stata accurata o se sono incorsi degli imprevisti che hanno deluso i partecipanti.

Il compito del comunicatore, in tutti i casi, è di

offrire al giornalista tutte le informazioni che desidera
fare in modo che il viaggio sia piacevole
portare l’ospite a visitare luoghi davvero degni di nota, in altre parole fare di tutto per dare al giornalista spunti per scrivere.

Questo modello di educational tour, organizzato con cura e avendo a cuore gli ospiti, porterà un buon risultato in termini di rassegna stampa.

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