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Come organizzare una conferenza stampa: consigli strategici

Organizzare una conferenza stampa è tra i compiti peculiari di un’agenzia di comunicazione. L’ufficio stampa, in particolare, si occupa di realizzare e far recapitare gli inviti ai giornalisti, gestire il flusso di lavoro dalla mailing list alla cartella stampa, decidere sede e modalità dell’evento, curare il rapporto con le testate.

Per quanto sia un lavoro quotidiano per chi si occupa di comunicazione, organizzare una conferenza stampa con successo, cioè con una buona partecipazione dei giornalisti e risultati lusinghieri in termini di articoli pubblicati, non è scontato.

Come organizzare una conferenza stampa

La conferenza stampa è uno dei format nati e diffusi prima che i canali della comunicazione fossero numerosi, veloci e soverchianti come lo sono oggi. In un contesto diverso da quello attuale, la conferenza stampa era, per i giornalisti, un’occasione privilegiata per ottenere notizie, non reperibili in altro modo.
Perché la conferenza stampa assolva oggi allo stesso compito, è necessario che sia convocata solo quando si deve, cioè quando c’è una notizia autentica da comunicare. Da evitare sono i press meeting se la notizia in questione è pretestuosa o di poca rilevanza.
Ai giornalisti non piace perdere tempo. Un ricco buffet, un invito dai toni altisonanti, una location lussuosa non nasconderanno loro il fatto di aver lasciato il loro carico di lavoro in redazione per una conferenza stampa inutile.

In secondo luogo, per organizzare un evento di successo destinato ai giornalisti, è molto utile valutare in quale settore si muove l’azienda e quali testate giornalistiche è opportuno invitare.
Alessandra Boiardi ha scritto un’interessante to-do-list di per non perdere di vista i pilastri della conferenza stampa perfetta. Di seguito, alcuni consigli da tenere a mente in vista di una press conference.

Data e orario: in tarda mattinata nella maggior parte dei casi, ma anche all’ora dell’aperitivo o per cena in caso di eventi più orientati al leisure e turismo.
Location: la sede deve essere sempre facile da raggiungere, ma potrà essere più o meno ricercata in relazione alla notizia da comunicare e in sintonia con l’immagine aziendale.
Accoglienza e buffet: sempre ben accetti, ma da scegliere con attenzione. Il buffet di una conferenza di un evento gastronomico è gradito; un pranzo seduti al tavolo è forse troppo lungo, perché il giornalista spesso ha bisogno di tornare in redazione il prima possibile.
Press kit: la cartella stampa deve rispettare alcune regole standard. Gadget, cadeau, regalini saranno graditi, a patto di essere accompagnati da comunicati stampa completi, esaustivi, con tutto quello che serve al giornalista per scrivere della vostra conferenza stampa.

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Incontro con la stampa: che cosa evitare

Gli uffici stampa più accorti sanno quando non convocare un incontro con i giornalisti e che cosa non si deve fare, per raggiungere il risultato sperato. D seguito alcuni consigli sempre validi.

Definire la data della conferenza in un periodo “caldo”. Alcuni periodi dell’anno vedono un grande affollarsi di eventi. Il buon addetto stampa tiene traccia di fiere, festival e rassegne culturali, durante i quali le conferenze stampa sono sempre numerose e pianifica il suo meeting in modo strategico. Se, da una parte, il giornalista è già fuori sede, può essere più disponibile a partecipare a più eventi. Potrebbe però anche succedere che la sua agenda si sovraccarichi di impegni…
Invitare i giornalisti secondo mailing list improvvisate. Il database di riferimento per sapere a quali giornalisti mandare l’invito è decisivo. Una mailing list generalissima, compilata in modo grossolano, è l’errore più grave da evitare. L’invito va mandato ai giornalisti realmente interessati alla notizia; giornalisti che abitualmente scrivono di quell’argomento; testate del settore; quotidiani o periodici coinvolti per un motivo territoriale (per facilitare la ricerca esistono dei tool dedicati).
Da evitare sono anche gli inviti last minute, dovuti da una cattiva compilazione del database o perché si è scoperto troppo tardi di giornalisti potenzialmente interessati.
Non trascurare il recall degli invitati. Anche il più puntuale e attento tra i giornalisti ha sempre bisogno di essere stimolato. Durante il recall, inoltre, l’addetto stampa potrà presentare il motivo della conferenza stampa nel modo più adatto, dimostrando al giornalista come e perché è possibile ricavare un articolo da quella notizia. E, perché no, rassicurare il giornalista sui tempi della conferenza stampa e rispondere alle domande che possono facilitarlo – per esempio come arrivare, oppure sulla possibilità di fare interviste mirate.