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Come gestire un ufficio stampa GDPR compliant

Come gestire un ufficio stampa GDPR compliant, in regola con la normativa sulla protezione dei dati personali? Per quanto siano temi poco dibattuti, GDPR e privacy sono importanti per un’agenzia di comunicazione.

Di General Data Protection Regulation si è parlato molto nel 2018, quando il GDPR è entrato in vigore, cambiando le procedure di aziende, siti web e siti di commercio elettronico.
Mese dopo mese, l’interesse verso il regolamento è diminuito e tra uffici stampa e giornali è parso ricominciare il lavoro di routine.

Che fine hanno fatto le piogge di mail con le richieste di consenso al trattamento dei dati, mandate dalle agenzie alle caselle di posta elettronica personali dei giornalisti, uno ad uno?

Due anni dopo, non è detto che tutte le agenzie sappiano davvero come gestire un ufficio stampa GDPR compliant.

Come gestire un ufficio stampa GDPR compliant: il problema

Nel 2018, le procedure imposte dal regolamento avevano scatenato quasi stupore tra gli operatori della comunicazione. Se, per le aziende, la necessità di una protezione specifica dei dati personali risulta chiara, il rapporto tra uffici stampa e giornalisti figura in modo diverso.
I giornalisti, infatti, hanno interesse a ricevere i comunicati stampa, per avere notizie di cui scrivere. Le agenzie, d’altronde, hanno come obiettivo professionale proprio la diffusione dei comunicati.

Questa necessità reciproca può rientrare in quello che, nel regolamento, figura come “legittimo interesse”?
Secondo alcuni è possibile, ma altri osservatori hanno rilevato ambiguità nel “legittimo interesse” e consigliano tuttora una procedura più sicura.

Se l’ufficio stampa intende mandare i comunicati a indirizzi di posta personali, è meglio che rivolga al destinatario una richiesta esplicita di consenso.

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Il consenso non vale in modo indiscriminato

Quale che sia la scelta degli uffici stampa, è importante che rispettino la ratio della normativa.

Il destinatario deve ricevere i messaggi che si aspetta, perché li ha richiesti espressamente e perché sono pertinenti con il suo lavoro.

Un esempio: un ufficio stampa ottiene i dati personali di un giornalista che si occupa di sport e gli manda un comunicato di un evento sportivo. L’anno dopo, il consenso già firmato dal giornalista non giustifica un invio di comunicato stampa di una mostra d’arte.

Per questo motivo non è consigliabile una richiesta di consenso troppo generica. Un consenso vagamente definito non basta, ad esempio, se l’indirizzo di posta elettronica del giornalista finisce in un database di promozione a carattere commerciale.

GDPR, oppure coltivare le relazioni

Per gli esperti di relazioni pubbliche, il vero problema non è sapere come gestire un ufficio stampa GDPR compliant, ma preservare, nel tempo, un portafoglio di contatti personali.

Un ufficio stampa aziendale, un’agenzia di comunicazione con una lunga storia professionale, non corrono rischi di privacy, perché, conoscono i giornalisti, sanno di che cosa scrivono, quali comunicati preferiscono ricevere e quando non vogliono essere disturbati.

Sui grandi numeri, però, quando si mandano comunicati stampa a database giornalisti consistenti, l’abilità nelle relazioni pubbliche dei comunicatori non è sufficiente. Più alti sono i quantitativi di invii di comunicati stampa, più urgente si fa la necessità di rispettare la normativa.

Errori nella protezione dei dati: cosa può succedere

Anche quando gestiscono dati personali in numero limitato, la questione della sicurezza è sempre presente negli uffici stampa. Conservare e archiviare i dati secondo il regolamento, assegnare un ruolo specifico a un responsabile dei dati è una forma di salvaguardia.
Di seguito una lista di possibili contrattempi da cui difendersi:

il notebook del collaboratore con il database in Excel dei contatti stampa viene smarrito;
la casella di posta viene infettata da un malware e manda messaggi a tutta la rubrica;
la mail del giornalista viene inserita nel database delle newsletter promozionali;
i database contatti passano di mano in mano, vengono ceduti a collaboratori esterni o ad altre agenzie.

Come gestire un ufficio stampa GDPR compliant: una soluzione

Per l’azienda che ha un ufficio stampa interno, una soluzione sicura è scegliere una piattaforma che include il database giornalisti e l’invio dei comunicati. Dal punto di vista del giornalista, non cambia nulla: riceverà i messaggi, infatti, sempre con il mittente associato all’ufficio stampa che conosce.
Dal punto di vista dell’agenzia, cambiano procedura e modalità di gestione dei dati. L’addetto stampa manda i comunicati accedendo con login e password alla piattaforma. I contatti sono sulla piattaforma, non sul suo pc.
L’ufficio stampa non corre il rischio di perdere i dati personali dei giornalisti, ma deve scegliere una piattaforma autorevole, che si sia già occupata di chiedere il consenso informato ai nomi delle sue liste.

Cosa cambia con uffici stampa interni o agenzie esterne

Comprendere come gestire un ufficio stampa GDPR compliant è necessario, sia che si adotti un ufficio stampa interno, sia che si affidi l’incarico a un’agenzia. In entrambi i casi l’azienda, per conto della quale si mandano i comunicati stampa, è considerata titolare del trattamento dei dati.
Anche quando si dà mandato a un ufficio stampa esterno, quindi, non è possibile accantonare il problema della privacy ma è necessario:

scegliere con cura l’agenzia di comunicazione, assicurandosi che sia affidabile;
definire con l’agenzia responsabilità e obblighi nel trattamento dei dati.

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