Gabinete de prensa de la Administración Pública: cómo trabajar bien con recursos limitados (y sin riesgos innecesarios)

Los gabinetes de prensa de la administración pública tienen la tarea de garantizar el derecho de los ciudadanos a la información, un mandato establecido por la Ley 150/2000, que regula las actividades de información y comunicación de las administraciones públicas italianas.

El responsable de prensa de un organismo público no construye brand awareness ni defiende los intereses de un cliente de pago: produce comunicación institucional, neutral y formal, que sigue la orientación política y administrativa del organismo.

Pero un mandato diferente no significa retos más sencillos.

La herramienta de trabajo más importante de un gabinete de prensa es la lista de contactos. En la administración pública ocurre con frecuencia que esta lista se haya construido a lo largo del tiempo por sucesivos responsables de prensa, sin que exista un procedimiento preciso de verificación y actualización sistemática de la información.

Con nuevos medios que abren, otros que cierran, periodistas que cambian de medio o de sección y otros que solicitan ser eliminados de las listas, bastan unas pocas semanas para que una lista de contactos quede obsoleta.

El resultado es que inevitablemente la cobertura cae, las notas de prensa no llegan a los periodistas adecuados y la eficacia de la comunicación institucional se reduce.

La ineficiencia de la comunicación no es el único riesgo al que se exponen las Administraciones Públicas que utilizan bases de datos obsoletas.

El RGPD se aplica a los organismos públicos exactamente igual que a los sujetos privados: quien gestiona una base de datos de contactos periodísticos es el responsable del tratamiento en virtud de la normativa, con todas las obligaciones que ello conlleva. Responder a las solicitudes de cancelación dentro de los plazos, garantizar la actualización de los datos y documentar los procedimientos de gestión son responsabilidades del organismo.

Las sanciones previstas por el RGPD ascienden hasta el 4% del volumen de negocio anual o 20 millones de euros y, en el ámbito público, la responsabilidad puede extenderse al directivo responsable en forma de responsabilidad patrimonial.

La mayoría de los gabinetes de prensa públicos envía notas de prensa a través del programa de correo del organismo, herramientas diseñadas para la correspondencia ordinaria y no para envíos masivos a decenas o cientos de destinatarios.

Las consecuencias son dos: una técnica y otra operativa.

• La técnica es que, dado que los servidores de correo de los organismos públicos no están configurados para gestionar grandes volúmenes de envíos, bastan unos pocos envíos masivos repetidos en el tiempo para comprometer la reputación del dominio institucional y acabar en la lista negra de los principales proveedores de correo. Cuando ocurre, el problema puede penalizar también las comunicaciones ordinarias.
• La consecuencia operativa es que con un cliente de correo estándar, que no registra las aperturas, no rastrea los rebotes, no gestiona las cancelaciones automáticas y no produce ningún informe de envío y apertura, resulta imposible evaluar la eficacia de las comunicaciones.

Mediaddress es la aplicación all-in-one que cubre todo el flujo de trabajo de los gabinetes de prensa, desde la base de datos de contactos hasta el envío de notas de prensa y el seguimiento de los artículos publicados.

Desde hace más de 35 años, son numerosos los gabinetes de prensa de ayuntamientos, fundaciones, asociaciones y federaciones que han adoptado Mediaddress precisamente porque resuelve de raíz las problemáticas que hemos descrito.

Con Mediaddress, el gabinete de prensa dispone de una base de datos de España con más de 20.000 contactos en constante actualización gracias a más de 170.000 verificaciones, 80.000 actualizaciones y 3,7 millones de artículos analizados cada año.

El Responsable de la Recopilación y el Tratamiento de los datos es Mediaddress, que gestiona los consentimientos, las actualizaciones y las cancelaciones. De este modo, los organismos quedan libres de las responsabilidades y las obligaciones previstas por el RGPD.

Además, Mediaddress es la primera y, hasta la fecha, la única empresa italiana en su sector en estar certificada ISO 9001 e ISO 27001, para la calidad de los datos y la seguridad de la información: una protección adicional para el organismo que, en caso de reclamaciones, queda libre también de la culpa in vigilando, es decir, la responsabilidad de haber elegido a un proveedor no fiable.

Mediaddress integra una herramienta de envío profesional que aumenta la tasa de entrega de las notas de prensa, reduce el riesgo de acabar en el spam y genera informes de envío y apertura listos para ser compartidos.

Desde el editor para la creación de notas de prensa hasta el apoyo de la inteligencia artificial para crear las mailing lists, Mediaddress ofrece todo lo que necesita el gabinete de prensa con una única suscripción.