Cómo gestionar un gabinete de prensa conforme con el RGPD en 2026

En la relación entre gabinetes de prensa y periodistas, se ha debatido con frecuencia si el envío de noticias puede ampararse en el interés legítimo. Los periodistas necesitan noticias, los responsables de prensa tienen la misión de difundirlas. Sin embargo, esta reciprocidad no es un cheque en blanco. 

El informe "Periodistas y gabinetes de prensa 2026" saca a la luz un dato crucial: 89 notas de prensa de cada 100 no se leen porque resultan no pertinentes para los temas que tratan los periodistas que las reciben, o simplemente irrelevantes. Es más, el 81% de los 800 periodistas entrevistados identifica la falta de pertinencia de las notas como razón suficiente para poner a los remitentes en la lista negra. 

Esta falta de pertinencia hace desaparecer el interés legítimo y convierte legalmente (y técnicamente) la nota de prensa en spam que infringe el RGPD, exponiendo al remitente a sanciones que pueden llegar hasta el 4% de la facturación o 20 millones de euros. 

Es fundamental respetar el espíritu de la normativa: el destinatario debe recibir únicamente los mensajes que espera. Por ejemplo, si un periodista deportivo ha dado su consentimiento para recibir noticias sobre fútbol, ese consentimiento no autoriza el envío de una nota de prensa sobre una exposición de arte al año siguiente.

En 2026, conservar los contactos de periodistas y medios en un archivo Excel o en la libreta de direcciones del correo significa exponerse estructuralmente a una serie de riesgos incompatibles con la conformidad con el RGPD:

• Brecha de datos física: la pérdida del portátil o del smartphone de un colaborador, con archivos Excel que contienen cientos de contactos de prensa sin protección.
• Infecciones de malware: bandejas de entrada que, si se ven comprometidas, envían mensajes fraudulentos a toda la agenda de periodistas, destruyendo años de relaciones.
• Contactos o listas enteras «pasados de mano en mano»: la cesión o adquisición de bases de datos sin un rastreo preciso del consentimiento y sin un nombramiento formal como Encargados del Tratamiento.
• Obsolescencia del dato: en cuanto el número de contactos supera las pocas decenas, resulta prácticamente imposible y desde luego antieconómico mantenerlos actualizados de forma autónoma.

Tanto si se trata de un gabinete de prensa interno como de una agencia externa, la empresa cliente es casi siempre considerada Responsable del Tratamiento. Esto significa que no puede ignorar cómo gestionan los datos sus consultores. Es necesario:

• Verificar que la base de datos utilizada por la agencia esté constantemente actualizada: un dato obsoleto es un dato no conforme.
• Definir claramente las responsabilidades en el contrato de colaboración.
• Asegurarse de que la agencia utilice herramientas y procedimientos conformes en la fase de recogida y tratamiento, para evitar incurrir en culpa in vigilando.

Adoptar Mediaddress significa delegar en un partner certificado la carga de la recogida y el tratamiento de los datos periodísticos en plena conformidad con el RGPD.

Mediaddress es Responsable de la Recogida y el Tratamiento de los contactos presentes en su propia base de datos. Esto significa que el gabinete de prensa suscriptor no tiene que preocuparse de recoger el consentimiento de los periodistas, ni de gestionar sus solicitudes de cancelación o rectificación: lo hace la plataforma, de forma automática y transparente.

La ventaja es concreta para los tres sujetos típicamente implicados en la actividad de envío de notas de prensa:

• Para la empresa cliente, que se libera de todas las cargas más gravosas de la conformidad y se sustrae al riesgo de sanciones.
• Para el gabinete de prensa, que puede operar con datos constantemente actualizados, alojados en servidores seguros y certificados.
• Para el periodista, que sigue recibiendo noticias de los remitentes que conoce, con la garantía de que sus derechos (acceso, rectificación, supresión) se respetan de forma puntual.

Para proteger aún más a quienes eligen Mediaddress, existen dos certificaciones:

• ISO 9001 para la calidad de los procesos de actualización del dato
• e ISO 27001 para la seguridad de la información.

Mediaddress es la primera y única empresa italiana del sector en haber obtenido ambas, convirtiendo una promesa comercial que cualquiera puede hacer de palabra en una serie de procedimientos certificados que garantizan realmente a sus suscriptores.

En más de 35 años de actividad y con 3.847 gabinetes de prensa como clientes, Mediaddress ha construido una plataforma all-in-one en la que el RGPD no es un formulario que rellenar, sino una infraestructura operativa ya integrada.