Mailing lists de periodistas: 5 consejos para que las notas de prensa no acaben en la papelera

Una nota de prensa puede ser perfecta (titular eficaz, entrada clara, noticia genuina, datos precisos) y acabar igualmente en la papelera. ¿Por qué? Porque se ha enviado al periodista equivocado. Parece obvio, ¿verdad?

Sin embargo, el informe "Periodistas y gabinetes de prensa 2026" retrata un gigantesco problema de segmentación: de 100 notas de prensa enviadas, solo 11 resultan útiles para el periodista que las recibe, mientras que las otras 89 son ignoradas.

Aquí tienes 5 consejos, con cifras extraídas del informe, para construir mailing lists precisas y llegar a los periodistas adecuados.

El error más extendido es pensar que las probabilidades de publicación dependen del número de periodistas contactados. Lo contrario es lo cierto. La lógica de la cantidad resulta extremadamente perjudicial:

• el 52% de los periodistas que recibe notas de prensa no pertinentes solicita la baja de la mailing list;
• el 24% llega a bloquear al remitente.

Además de no obtener más publicaciones, te has cerrado el acceso futuro a la atención de los periodistas que dejan de considerarte una fuente fiable.

El criterio guía debe ser uno solo: cada contacto debe tener una razón específica para recibir esa nota de prensa. No "cubre economía" en sentido amplio, sino "escribe sobre startups e innovación en el sector manufacturero".

Los tres criterios con los que un periodista evalúa una nota de prensa son, por orden:

• la pertinencia respecto a sus propios intereses (79%),
• la exhaustividad de la información (66%)
• y el valor noticioso del contenido (64%).

El dato de las 89 notas de prensa de cada 100 que son ignoradas no debe desanimar:

• el email es el medio de contacto preferido por el 96,4% de los periodistas
• y el 84,9% considera las notas de prensa una fuente fiable.

Los periodistas no pueden prescindir de las notas de prensa. Solo hay que trabajar con precisión en la nota y en las mailing lists.

La misma noticia tendrá un aspecto totalmente diferente dependiendo de si sale en un medio generalista o especializado.

Enviar la misma nota de prensa a ambos tipos de medios es un error: el titular, el enfoque de interés y la elección de los términos deben adaptarse para que la noticia no resulte críptica para el público de un medio ni superficial para el del otro.

Por tanto, dos listas distintas y dos notas de prensa distintas.

La idea de que un correo electrónico con diseño gráfico y bien formateado aumente las probabilidades de lectura no tiene respaldo en los datos.

Según el informe "Periodistas y gabinetes de prensa 2026":

• el 52,1% de los periodistas europeos prefiere recibir las notas de prensa como archivo adjunto;
• el 40,2% prefiere el texto directamente en el cuerpo del mensaje;
• mientras que solo el 3,5% prefiere los emails HTML con diseños gráficos elaborados.

¿Quieres ser realmente preciso y demostrar tu profesionalidad al periodista? Pregúntale cómo prefiere recibir la nota de prensa, anota también este detalle en su ficha y, aunque te complique un poco la vida, crea listas distintas también en función de este criterio.

Atención también a la extensión: para el 76% de los periodistas, la nota de prensa ideal no supera las 600 palabras.

"¿Ha recibido la nota de prensa?" El seguimiento telefónico no gusta a los periodistas.

El dato del informe es contundente:

• El 76% de los periodistas europeos quiere recibir un seguimiento solo si lo ha solicitado explícitamente ("el tema me interesa, llámame cuando puedas").
• El 13% no lo quiere nunca, en ningún caso.
• ¿Exceso de seguimiento? El 42% de los periodistas no duda en añadir al responsable de prensa a la lista negra.

También en este caso vale la pena averiguar de qué manera prefiere ser contactado el periodista y anotar la preferencia en su ficha.

Cada día nacen nuevos blogs y medios, otros cierran, los periodistas se mueven, cambian de redacción y datos de contacto, y bastan pocas semanas para que una lista quede obsoleta. Una lista desactualizada genera rebotes, informes de spam y, en consecuencia, daños a la reputación del dominio.

Además: el RGPD, el reglamento europeo para la protección de datos, se aplica también al envío de notas de prensa. Utilizar datos fuera del interés legítimo, por ejemplo, enviar una nota de prensa sobre automoción a un periodista que mientras tanto ha pasado a cubrir pesca, o no atender a tiempo la solicitud de baja de una lista, expone al gabinete de prensa y al cliente a reclamaciones y sanciones severas de hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual global.

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