Bureau de presse de l'Administration Publique : comment bien travailler avec des ressources limitées (et sans risques inutiles)

L'attaché de presse d'un organisme public ne construit pas de brand awareness, ne défend pas les intérêts d'un client payant : il produit une communication institutionnelle, neutre et formelle, qui suit l'orientation politique et administrative de l'organisme.

Mais un mandat différent ne signifie pas des défis plus simples.

Le plus important outil de travail d'un bureau de presse est la liste de contacts. Dans l'administration publique, il arrive souvent que cette liste soit construite au fil du temps par des attachés de presse qui se succèdent, sans qu'il existe une procédure précise de vérification et de mise à jour systématique des informations.

Avec de nouveaux médias qui ouvrent, d'autres qui ferment, des journalistes qui changent de média ou de service et d'autres qui demandent à être retirés des listes, quelques semaines suffisent pour qu'une liste de contacts devienne obsolète.

Le résultat est que, inévitablement, la couverture médiatique diminue, les communiqués n'atteignent pas les bons journalistes et l'efficacité de la communication institutionnelle se réduit.

L'inefficacité de la communication n'est pas le seul risque auquel s'exposent les Administrations Publiques qui utilisent des Bases de données obsolètes.

Le RGPD s'applique en effet aux organismes publics exactement comme aux sujets privés : celui qui gère un database de contacts journalistiques est le Responsable du traitement au sens de la réglementation, avec toutes les obligations qui en découlent. Répondre aux demandes de suppression dans les délais, garantir la mise à jour des données, documenter les procédures de gestion sont toutes des responsabilités incombant à l'organisme.

Les sanctions prévues par le RGPD atteignent jusqu'à 4 % du chiffre d'affaires annuel ou 20 millions d'euros et, dans un contexte public, la responsabilité peut s'étendre au dirigeant responsable sous forme de préjudice financier public.

La plupart des bureaux de presse publics envoient des communiqués de presse via le programme de messagerie de l'organisme, des outils conçus pour la correspondance ordinaire et non pour des envois massifs à des dizaines ou centaines de destinataires.

Les conséquences sont de deux ordres, l'une technique, l'autre opérationnelle.

• Celle technique est que les serveurs de messagerie des organismes publics n'étant pas configurés pour gérer de grands volumes d'envois, quelques envois massifs répétés dans le temps suffisent pour compromettre la réputation du domaine institutionnel et finir sur les listes noires des principaux fournisseurs de messagerie. Lorsque cela se produit, le problème peut pénaliser également les communications ordinaires.
• La conséquence opérationnelle est qu'avec un programme de messagerie standard, qui n'enregistre pas les ouvertures, ne trace pas les bounces, ne gère pas les désinscriptions automatiques et ne produit aucun rapport d'envoi et d'ouverture, il devient impossible d'évaluer l'efficacité des communications.

Mediaddress est l'application all-in-one qui couvre l'ensemble du flux de travail des bureaux de presse, du database de contacts à l'envoi des communiqués, jusqu'au suivi des articles publiés.

Depuis plus de 35 ans, de nombreux bureaux de presse de communes, fondations, associations et fédérations ont adopté Mediaddress précisément parce qu'il résout à la source les problématiques que nous avons décrites.

Avec Mediaddress, le bureau de presse dispose d'un database France avec plus de 30.000 contacts constamment actualisés grâce à plus de 170.000 vérifications, 80.000 mises à jour et 3,7 millions d'articles analysés chaque année.

Le Responsable de la Collecte et du Traitement des données est Mediaddress, qui gère les consentements, les mises à jour et les suppressions. De cette façon, les organismes sont soulagés des responsabilités et des obligations prévues par le RGPD.

De plus, Mediaddress est la première et à ce jour la seule entreprise italienne de son secteur à être certifiée ISO 9001 et ISO 27001, pour la qualité des données et pour la sécurité des informations : une protection supplémentaire pour l'organisme qui, en cas de contestations, est également soulagé de la culpa in vigilando, (autrement dit “faute dans la surveillance/la vigilance”) c'est-à-dire la responsabilité d'avoir choisi un fournisseur peu fiable.

Mediaddress intègre un outil d'expédition professionnel qui augmente le taux de délivrabilité des communiqués de presse, réduit le risque de finir dans les spams et génère des rapports d'envoi et d'ouverture prêts à être partagés.

De l'éditeur pour la création des communiqués au support de l'intelligence artificielle pour créer les listes de diffusion, Mediaddress offre tout ce dont le bureau de presse a besoin avec un seul abonnement.