Administration Publique et RGPD : les risques du bureau de presse et le préjudice financier public

Dans la complexe réalité de l'Administration Publique italienne, la gestion de la vie privée et la conformité au RGPD sont souvent perçues comme une obligation formelle, jusqu'à ce que l'intervention des Autorités mette en lumière à quel point la frontière est ténue entre les pratiques consolidées (le « on a toujours fait comme ça ») et les responsabilités prévues par les normes.

Sans un système certifié pour le contrôle des consentements et la mise à jour des données, l'organisme public est exposé à des responsabilités directes, des pertes économiques et un potentiel préjudice financier public pour les sanctions payées avec des ressources publiques en raison de négligences organisationnelles.

Les risques les plus importants émergent quand les bureaux de presse utilisent des listes de diffusion construites de façon « artisanale », avec des fichiers Excel passés d'un responsable à l'autre ou en enregistrant les contacts directement dans les carnets d'adresses Outlook.

La gestion en autonomie s'accommode mal de la conformité RGPD et mène directement à quatre problématiques qui peuvent se transformer en sanctions pécuniaires.

Dans le cas de l'envoi de communiqués de presse, la base juridique pour la collecte et l'utilisation des données est l'intérêt légitime. Très souvent, les organismes estiment que cet intérêt existe parce que le journaliste leur a laissé sa carte de visite. C'est en partie vrai, mais avec certaines réserves.

La première est que l'organisme a l'obligation de documenter quand et pourquoi il détient et utilise une donnée, dans ce cas quand et pourquoi le journaliste a laissé sa carte. La deuxième est que l'intérêt légitime doit être actualisé : si nous envoyons un communiqué de presse à un journaliste pour l'informer d'un projet d'efficacité énergétique et que ce journaliste est passé à couvrir le sport, l'intérêt légitime disparaît et l'on devient passible de sanctions. Il y a aussi un troisième aspect qui concerne l'efficacité des lancements presse : en utilisant uniquement les noms des journalistes que l'on a l'occasion de connaître directement, on renonce à atteindre un grand nombre de médias et de journalistes qui pourraient pourtant être intéressés.

Le rapport « Journalistes et bureaux de presse 2026 » révèle que 89 communiqués de presse sur 100 s'avèrent non pertinents aux sujets traités par les journalistes.

Le rappel à la pertinence et la nécessité d'utiliser des listes de contacts qui garantissent la conformité est transversal à tous les attachés de presse, y compris ceux qui opèrent pour les Administrations Publiques.

Le rapport met également en évidence que les journalistes ne subissent pas passivement la non-pertinence des communiqués qu'ils reçoivent :

• 52 % des journalistes demandent à être retirés des listes de diffusion non pertinentes
• et environ 24 % bloquent directement l'expéditeur.

Pour une Administration Publique, finir blacklisté signifie interrompre un service public d'information.

Quand un journaliste demande la suppression de la liste, il exerce un droit prévu par le RGPD.

Si l'on ne procède pas rapidement à la suppression, peut-être parce que l'on n'utilise pas un système qui procède à la suppression automatiquement, le risque de contestations et de sanctions est concret et les amendes peuvent atteindre des montants significatifs pour le budget d'une collectivité locale.

Si l'organisme ne fournit pas les outils corrects à son bureau de presse, la Cour des comptes peut retenir la faute grave dans l'absence d'un système de gouvernance de la part des dirigeants et le dommage économique découlant d'une sanction du Garant de la vie privée retombe sur la structure organisationnelle qui n'a pas adopté de mesures préventives adéquates (comme l'achat de logiciels certifiés).

Pour garantir la sécurité juridique de l'organisme, sans peser sur les ressources internes, la solution la plus efficiente est d'adopter un service externe qui offre des garanties adéquates.

Mediaddress est l'application all-in-one qui simplifie et optimise l'ensemble du flux de travail des attachés de presse et qui, en matière de RGPD, se charge de garantir la conformité, soulageant les organismes des risques et des obligations bureaucratiques.

Mediaddress est responsable de la collecte et du traitement de plus de 30 000 contacts contenus dans sa base de données. Ce faisant, l’organisme se protège contre les sanctions financières, les contestations et les risques de préjudice pour les finances publiques.

Mediaddress effectue chaque année plus de 170.000 vérifications, 80.000 mises à jour et analyse 3,7 millions d'articles pour actualiser l'intérêt légitime. De cette façon, l'attaché de presse n'a pas à se préoccuper de l'exactitude des données et peut se concentrer sur la qualité de l'information.

Mediaddress est la première et unique entreprise du secteur certifiée à la fois pour la qualité de la donnée (ISO 9001) et pour la sécurité des informations (ISO 27001). Cela permet aux organismes abonnés de démontrer la plus grande diligence dans le choix des fournisseurs, évitant la culpa in vigilando (soit “faute dans la surveillance”).