FAQ GDPR | Quali sono le responsabilità degli uffici stampa?

Un ufficio stampa integrato all'interno di un'azienda raccoglie e tratta i dati dei giornalisti (come nome, cognome, indirizzo email e materie di interesse per inviare comunicazioni mirate) per conto dell'azienda stessa. In questo scenario, l'azienda è il titolare del trattamento e la gestione di questi dati la espone in prima persona al rischio di eventuali violazioni della privacy.

Se un'azienda decide di rivolgersi a un'agenzia o a un ufficio stampa esterno per la diffusione dei propri comunicati, l'azienda rimane comunque il titolare del trattamento. Questo avviene perché i dati personali dei giornalisti vengono raccolti dall'agenzia per conto del titolare; è infatti l'azienda a definire le finalità e a fornire le istruzioni, come ad esempio la decisione di indirizzare una comunicazione solo ai giornalisti che si occupano di sport o di beni di consumo.

La responsabilità del trattamento è sempre riconducibile al titolare (l'azienda), che risponde direttamente dell'attività svolta dall'agenzia esterna. Il titolare ha il preciso obbligo di vigilare e fornire istruzioni sul corretto trattamento dei dati. Per operare correttamente e tutelarsi, l'azienda deve:

• Scegliere un'agenzia di comunicazione adeguata, che offra solide garanzie in merito al rispetto del GDPR.
• Tutelarsi stipulando un atto di nomina quale responsabile esterno (il cosiddetto Data Processing Agreement), un contratto essenziale per regolare in modo chiaro le responsabilità e gli obblighi di entrambe le parti.

Risposta a cura dell’avvocato Gaia Morelli, membro del comitato privacy dell’Ordine degli Avvocati di Roma, specializzata nella gestione delle tematiche di governance e compliance del GDPR.