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Conferenza stampa in streaming: come gestire la diretta

La conferenza stampa in streaming è la soluzione più sicura, in tempi di pandemia, per le aziende che vogliono annunciare una notizia ai giornali. A volte, è anche l’unica strada possibile.

È vero che un committente in zona gialla o bianca può, in alcune situazioni, organizzare eventi per la stampa in presenza, per una rosa ristretta di invitati e rispettando le misure anti-contagio. Per essere davvero sicuri di poter invitare i giornalisti dal vivo, però, è necessario prevedere e realizzare l’incontro nell’arco di pochi giorni. Allo stato attuale della pandemia da Covid-19, l’andamento dei contagi può cambiare nell’arco di una settimana e può costringere l’agenzia ad annullare l’evento solo poche ore prima.

Se la comunicazione con i media resta indispensabile, la sola via è gestire, con intelligenza, la strategia alternativa dei canali on line, studiandoli con attenzione.

Conferenza stampa in streaming: cosa fare prima

Predisporre una conferenza stampa in streaming, sotto il profilo degli inviti, non è diverso dall’organizzare un evento dal vivo. L’agenzia di comunicazione sceglie le testate e i destinatari e manda via mail, con ragionevole anticipo, il programma della conferenza e il link dedicato. Come per l’invio di un comunicato stampa, è importante selezionare gli invii in relazione al tema dell’evento e ai giornalisti potenzialmente interessati a pubblicare.

Le tecnologie per le dirette streaming permettono due soluzioni:

una call a inviti, nella quale il giornalista partecipa se riceve un link predefinito;
una diretta aperta a tutti, da una pagina social.

La scelta della modalità dipende dall’obiettivo dell’evento. Per una conferenza stampa dedicata ai media specializzati, la call a inviti è la soluzione migliore. Se si desidera una più ampia visibilità all’evento, si può optare per la piattaforma pubblica, come accade spesso per eventi culturali, dibattiti, iniziative politiche e sindacali.

Come predisporre la diretta

Organizzare una conferenza stampa in streaming è oggi abbastanza semplice ma, proprio per questo, eventuali errori tecnici procurano un pericoloso danno d’immagine. La prima prassi da seguire è predisporre con cura quello che serve per la conferenza stampa in streaming e condurre delle prove.
Sembrano banalità, ma non lo sono, queste azioni preventive:

verificare audio, video, tenuta del segnale, velocità della connessione;
controllare le tecnologie a disposizione dei relatori;
nominare un tecnico che sia a disposizione, durante l’evento, per risolvere eventuali problemi in tempo reale.

La scelta della piattaforma dipenderà da queste verifiche. Molti social network, da YouTube a Facebook, permettono di trasmettere in diretta, mentre sul web sono disponibili anche software appositi, in modalità free o a pagamento.

Prima di iniziare, è bene informarsi sulle funzionalità previste nelle diverse soluzioni.

La diretta social è accessibile anche a chi non ha un profilo su quel canale?
È possibile fare cross-posting, trasmettere su più pagine social, magari di enti diversi?
È possibile registrare e rivedere l’evento in differita?

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Scrivere il programma della conferenza stampa on line

Gli addetti stampa che hanno, negli anni scorsi, organizzato conferenze stampa devono tenere a mente che un incontro via web non è uguale a un evento dal vivo. Si tratta di due esperienze diverse, nell’attenzione, nella disponibilità del pubblico, nelle modalità di relazione.
Titolo e contenuti della conferenza stampa saranno orientati in modo da catalizzare l’attenzione del pubblico, ricordando, dunque, un aspetto importante:

la soglia di attenzione, sul web, è molto bassa.

Assegnare, per l’evento, la presenza attiva di un moderatore on line – e di un social media manager che segue i commenti e le chat – aiuteranno a coinvolgere i partecipanti nel modo migliore.

Utile sarà anche ricordare ai relatori le pratiche più efficaci per una presentazione on line:

predisporsi in modo di essere visto in modo chiaro e nitido, al centro del monitor;
evitare di leggere discorsi scritti, guardare non in basso né in alto, ma in posizione frontale;
preferire interventi brevi;
verificare, prima della diretta, la leggibilità di eventuali slides o materiale condiviso.

Dirette web e social network

Mentre si svolge la diretta, una maggior visibilità all’evento può essere raggiunta anche grazie al live tweeting: brevi messaggi su Twitter seguono, in tempo reale, lo svolgersi della conferenza stampa in streaming riassumendo, con foto e testi, i contenuti più importanti.
Il live tweeting è adatto per alcune tipologie di notizie e per alcune aziende, quelle che hanno un certo seguito di giornalisti e blogger su Twitter e che hanno novità di rilievo. È un lavoro oneroso, che richiede la presenza di uno o più addetti dedicati, ma è anche un buon modo per agganciare giornalisti che non erano a conoscenza dell’evento e che possono incuriosirsi.

Su Instagram e Facebook, invece, è possibile incuriosire i followers della pagina con una galleria fotografica, mentre su Linkedin una buona idea sarà pubblicare un report dell’evento una volta concluso.

Quante persone dedicare alla gestione dell’evento

Sono molte le azioni che si possono eseguire sui social network mentre si svolge la diretta e tutto dipende dalla creatività dell’agenzia.
In una situazione ideale, si occupano della conferenza stampa in streaming più persone:

l’addetto stampa, che ha invitato i giornalisti e ne conosce una buona parte;
il tecnico, in grado di gestire la diretta e risolvere eventuali problemi;
il moderatore degli interventi;
un social media manager che fa live tweeting;
un addetto stampa che prende appunti e studia per predisporre il materiale da mandare a conferenza finita;
un fotografo che scatta le fotografie dei relatori che trasmettono dalla sede aziendale.

A evento concluso, gli addetti stampa proseguono il lavoro mandando ai giornalisti la cartella stampa e mantenendo, nei giorni successivi, il contatto con loro per eventuali interviste e approfondimenti.

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