Il comunicato stampa: un evergreen intramontabile

Il comunicato stampa è uno di quegli elementi che resistono nel tempo e sono belli ancorati nella cassetta degli attrezzi di ogni giornalista. Cartaceo, pdf, email, word o presentazione, il comunicato stampa è innanzitutto un documento.

Potremmo dire che è “il” documento. Quel documento assolutamente fondamentale a corredo e sostegno di un evento o di una notizia che equivaglia un evento, ricco di informazioni e spesso anche di contenuti multimediali.

Che cos’è un comunicato stampa

Qualunque sia il suo formato – pdf, testo mail, word o altri – bisogna innanzitutto capire e accettare una cosa: il comunicato stampa è un mezzo di comunicazione per determinate fasce di pubblico. Importante è sottolineare il suo scopo principale, in modo da capirne e gestirne le sue caratteristiche: comunicare, informare, diffondere.

A chi inviare un comunicato stampa

Il pubblico a cui si rivolge è un pubblico di addetti al settore. Giornalisti, naturalmente ed in primis, blogger, esperti, addetti ai lavori, comunicatori di vario tipo. Focalizzare l’attenzione su chi davvero dovrà leggere questo comunicato stampa è molto importante: come sa molto bene chi lavora nel marketing, capire chi è il proprio target è quasi metà dell’opera.

Utilissimo fare un’attenta ricerca e selezione di indirizzi, mail e redazioni. Rintracciare mail e numeri spesso è più insidioso di ciò che si può pensare, e diramare la notizia giusta alle persone sbagliare è un vero peccato. La fase di ricerca iniziale è molto importante e delicata e porta via moltissimo tempo.

Esistono diversi servizi di ricerca e selezione di mailing list settoriali, da importare direttamente nella propria posta elettronica: uno di questi è offerto proprio da Mediaadress che seleziona e ricerca gli indirizzi corretti delle fasce di target più adatto alle proprie esigenze.

Giornalisti, blogger, addetti del settore, editori, caporedattori…

Questi sono solo alcuni dei possibili destinatari del comunicato stampa. Tutti accomunati da un’unica grande qualità: la scarsità del tempo. Le caselle mail dei giornalisti sono peggio dei castelli infestati. Idem quelle di direttori, editori e redattori in generale. Ma anche blogger e influencer non scherzano.

Quando poi si avvicina la data di un evento particolare, le caselle mail diventano delle vere e proprie foreste selvatiche. I giornalisti ricevono centinaia di mail al giorno e la gran parte di queste sono comunicati stampa. Com’è facilmente intuibile, il tempo e l’attenzione che dedicano a ciascuna di queste è davvero molto labile. Quindi, se volete che il vostro comunicato stampa non venga cestinato ancor prima di esser letto o peggio bollato come spam, ricordiamo la regola aurea del perfetto comunicato stampa: brevità e chiarezza.

Inutile perdersi in fronzoli, lirismi e ricercatezze. Il giornalista non lo leggerà o, peggio, la cosa lo indispettirà se dovrà perdere tempo a trovare le informazioni di cui ha bisogno nel testo. E non serve scrivere tanto, ma piuttosto scrivere il giusto.

Fornire, semmai, altre informazioni aggiuntive può essere utile – ad esempio, link a interviste, biografie accurate, estratti o anteprime.. – in modo tale che chi voglia possa approfondire autonomamente.

Come scrivere il comunicato stampa (che sia letto)

La difficoltà maggiore di scrivere un comunicato stampa è far sì che sia letto. Un’impresa che sembra impossibile ma che invece è raggiungibile.

In generale: meglio scrivere un comunicato su un foglio A4 e mantenere il testo sulle 60 battute circa. Usare un font leggibile come Sans Serif, una grandezza di almeno 11 pt e un’interlinea tra 1,5 e 2,5 è il minimo.

Differenziare titolo, sottotitolo, testo è altrettanto importante. Non è tutto. Ecco alcuni altri sapienti accorgimenti.

Il titolo del comunicato stampa

Contrariamente a quello che potreste pensare, qui non abbiamo bisogno di effetti speciali ma di chiarezza. Concisione, precisione, e parole chiave nel caso in cui il testo vada trasmesso anche online. Il titolo ha il solo scopo di far capire al giornalista di cosa stiamo parlando: via la fuffa, quindi, andiamo dritti al sodo. Il lead, ossia come catturare l’attenzione

Parola d’ordine: notizia.

Nel lead bisogna trovare la ciccia, quella notizia che fa il comunicato stampa.

La Reuters afferma nel manuale per i suoi giornalisti il lead non dovrebbe mai superare le quattro righe e le trenta parole.

A volte capita di dover scrivere comunicati stampa privi di grandi notizie originali. La famosa regola giornalistica delle 5 W può venire in aiuto, magari sottolineando quale elemento è il più interessante: da questo può scaturire la notizia.

Incipit con luogo e data

Ripetere luogo e data – che probabilmente avrai già inserito nel titolo – ha senso: è possibile che il giornalista copi e incolli il comunicato, tutto o in parte, modificandone solo il testo. Perciò, meglio riportare tutte le informazioni importanti nel testo.

La regola della piramide rovesciata

Per scrivere il contenuto, è il caso di seguire la regola della piramide rovesciata: titolo chiaro, incipit breve, lead con la notizia, paragrafi di contorno, contatti alla fine. Quest’ultima parte è importante.

Arrivare in fondo con un box di recap delle informazioni più rilevanti e i contatti dell’ufficio stampa/ente organizzatore o dell’evento, dà modo al giornalista di fissare ulteriormente le informazioni e di riutilizzare lo schema per gli utenti finali.

Importante anche è non dimenticarsi mai le immagini. Di buona qualità e ufficiali, ma non super pesanti – a meno che non siano particolarmente significative per la notizia. In quel caso, meglio condividere una cartella drive.

Non è tutto: come si invia un comunicato stampa?

Il 99% delle volte il comunicato stampa si invia tramite mail, in vari formati di testo. Alcuni lo scrivono direttamente nel testo della mail. Se c’è la cartella stampa, è bene inserirlo all’interno – ma l’invio del comunicato dev’essere comunque stato effettuato precedentemente. Qualunque sia la via scelta, è molto importante aggiungere alcune righe di presentazione e accompagnamento al comunicato stesso.

Anche qui, celerità e chiarezza delle informazioni è fondamentale. Andare dritti al nocciolo della questione è molto importante perché aiuta il giornalista a capire subito cosa c’è nella notizia e se è interessato o meno. Non esistono ricette magiche o uniche per questo mestiere, perciò è consigliabile scrivere diversi tipi di comunicati e di mail, mixarli, provarli su pubblici differenti, per capire quale funziona meglio e perché.

Una cosa è certa: pur nel 2020, dal comunicato stampa non si può prescindere, perciò preparatevi a scrivere, imparare e familiarizzare con questo vetusto ma ancora molto attivo, strumento di comunicazione.

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Azzurra Scattarella

Azzurra Scattarella

Project ManagerComunicatrice tout-court, mi occupo soprattutto di social media e copywriting. Blogger per vocazione, adoro qualsiasi cosa mi permetta di viaggiare, anche solo leggendo, ma resto sempre ben ancorata alle alle mie radici profondamente mediterranee.